Come utilizzare Google Documenti per la collaborazione

December 15

Come utilizzare Google Documenti per la collaborazione


Come un programma di elaborazione testi, Google Documenti rivali MSWord nelle sue caratteristiche e la facilità d'uso. E 'anche gratuito e può essere utilizzato da qualsiasi computer Internet-ready da chiunque abbia un account Google. Inoltre, il programma fa in tempo reale, multi-posizione collaborazione una realtà accessibile. Collaboratori, i proprietari e gli spettatori di documenti possono risparmiare tempo e denaro utilizzando Google Docs per la collaborazione. Continuate a leggere per imparare a utilizzare Google Documenti per scopi di collaborazione.

istruzione

Condivisione di un documento

1 Iscriviti al proprio account Google Documenti e aprire il documento che si desidera condividere con altri utenti. Se non si dispone ancora di un documento istituito andare su File -> Nuovo documento per creare uno. Nome e salvare il file, ma ricordo il nome deve essere facilmente riconoscibile da tutti i collaboratori. Se non si immette un nome, Google Docs si auto salvare il documento utilizzando la prima frase della pagina come un nome di file.

2 Fai clic su "Condividi" nell'angolo superiore del documento. Dal menu a tendina scegliere "Condividi con gli altri" e inserire una mailing list o gli indirizzi email delle persone con cui si desidera condividere l'accesso.

3 Scegliere se si desidera che siano in grado di vedere solo il documento o di apportare modifiche ad esso pure, controllando i "spettatori" o "Collaboratori" scatola a seconda della risposta, assicurarsi che la "inviti possono essere utilizzati da chiunque" scatola è controllati e quindi fare clic sul pulsante "Invita".

4 Selezionare "Pubblica come pagina web" dal menu "Condividi", se si desidera più di 200 persone siano in grado di visualizzare il documento. Ciò permette il massimo accesso, ma gli spettatori non sarà in grado di apportare eventuali modifiche.

Lavorare con i collaboratori

5 Discutere i cambiamenti in tempo reale con i collaboratori. Come si sta modificando un documento o con una presentazione, è possibile visualizzare una casella ombreggiata nella parte inferiore dello schermo documento con i nomi utente su di esso. Questo significa che si sta lavorando con il doc, allo stesso tempo come te. Utilizzare la scheda "Discutere" per parlare con loro del tuo lavoro.

6 Indagare collaboratori i cui nomi non si riconosce. È possibile che uno dei tuoi utenti invitati anche invitato qualcuno con cui condividere questo documento o che un utente ha cambiato la sua screename da quando l'invito è andato fuori. In caso di dubbio, inviare un'e-mail per confermare l'identità dell'utente collaborativo.

7 Vedere le modifiche in quanto sono stati fatti da altri. Google Documenti auto-salva di frequente, il che significa che sarà in grado di vedere eventuali revisioni che sono state fatte in un minuto o due di cambiamento. Fare clic su File -> Storia delle revisioni per vedere tutte le diverse incarnazioni del documento.

8 Rimuovere i collaboratori facendo clic sulla scheda "Condividi". Selezionare "condividere con gli altri", e quando viene visualizzato il messaggio "Questo documento è attualmente condiviso", cliccare sulla "x" accanto al nome offendere degli utenti. Questo eliminerà il suo accesso al documento o foglio di calcolo, ma solo se si ha il permesso di farlo. Il proprietario di un documento dovrebbe quasi sempre avere questa autorizzazione.

Consigli e avvertenze

  • È possibile condividere più documenti alla volta andando al tuo elenco di Google Docs, selezionando le caselle accanto ai nomi dei documenti / foglio di calcolo e facendo clic sul pulsante "Condividi".
  • Non è necessario, ma quando si condivide un documento che si può anche aggiungere un messaggio personalizzato per la notifica e-mail che va ai vostri collaboratori.

Articoli Correlati