Durante l'invio di una e-mail è più veloce e più facile che l'invio di una lettera, avvicinandosi alla scrivania di un collega o anche più veloce a volte di prendere in mano il telefono, inviare e-mail ha regole e galateo, come altre forme di comunicazione. L'invio di messaggi di posta elettronica efficaci è una competenza che aiuta il vostro messaggio ottenere la priorità e vi aiuta a essere capito. Ricordate diversi punti importanti prima di fare clic su "Invia".

Completezza

L'invio di qualsiasi e-mail efficace dipende completezza. Se si collega documenti, ripercorrere l'e-mail e garantire tutti gli elementi necessari sono inclusi. Leggere la tua e-mail una o due volte prima di inviarlo. E-mail può essere semplice e veloce, ma non è la messaggistica istantanea: Tutto quello che c'è da dire e inviare dovrebbe essere contenuta in un unico messaggio. A nessuno piace ottenere ulteriori messaggi in quanto la prima e-mail non ha incluso tutto.

contenuto

Si ricorda che, per quanto informale l'e-mail, questo messaggio è stato messo a Internet; in alcune circostanze, i destinatari non voluti hanno la possibilità di accedervi. Quello che scrivi dovrebbe sempre riflettere su come si sarebbe comportarsi in pubblico. Non includere qualsiasi cosa non si direbbe normalmente; se non assolutamente necessario, ricordare che l'invio di informazioni sensibili via e-mail non è una buona idea, soprattutto se si tratta di informazioni sensibili di qualcun altro.

Etichetta

Ricordate che le email hanno standard galateo, proprio come qualsiasi altro tipo di comunicazione. Non usare mai tutte le lettere maiuscole nelle e-mail. Non solo questo è difficile da leggere; che ha il potenziale per rendere il vostro destinatario pensare che stai urlando contro di lui. Tenete a mente che il sarcasmo e la satira sono difficili da raccogliere in una e-mail. Qualcosa che si dice per scherzo potrebbe essere preso sul serio e offendere gli altri.

leggibilità

Non importa quanto sia importante il contenuto della e-mail è, ricordate che come ti presenti che conta di contenuti. Il tuo indirizzo email oggetto deve essere breve e descrittivo, in modo che il destinatario sappia aprire il messaggio e sa quello che sarà lui a vedere quando lo apre. Utilizzare lo spazio bianco in modo efficace nelle e-mail. blocchi densi di testo sono difficili da leggere, e il destinatario sarà meno incline a spulciare dentro il tutto. Non dovrebbe avere a che fare con un messaggio disorganizzata, però: Ricordarsi di mantenere le email concisa e al punto.