Si dispone di più report in Microsoft Access ed è necessario consolidare la loro prima di inviarli. Portable Document Format, comunemente noto come PDF, è il modo più diffuso per inviare file elettronicamente ai destinatari. Non solo il PDF condensare la dimensione del file, rendendo i file di grandi dimensioni più facile alla posta elettronica e salvare su disco, ma crea anche una "immagine" esatta del documento, conservando la formattazione originale. Pettinatura report multipli di accesso in un unico file PDF è un modo semplice e veloce per creare un file per tutte le informazioni che si desidera inoltrare.

istruzione

PDF dei rapporti di accesso

1 Aprire il report di Microsoft Access che si desidera PDF. Sarà necessario convertire ogni rapporto in un formato PDF individualmente.

2 Fare clic sul pulsante Microsoft Office nell'angolo in alto a sinistra dello schermo.

3 Clicca su "Salva con nome" freccia e selezionare "PDF".

4 Un nome al file PDF nel campo Nome file.

5 Fare clic sulla freccia a discesa accanto a "Salva come" ed evidenziare PDF.

6 Selezionare "Standard" per un file PDF di qualità superiore, o "Formato minimo" per una qualità inferiore e file di ridotte dimensioni dal "Ottimizza per" opzioni.

7 Fai clic su "Pubblica" per salvare il report di Access in formato PDF.

Unire file PDF rapporti di accesso

8 Aprire Adobe Acrobat 9 Pro.

9 Selezionare "Unisci file in un PDF singolo ..." dal menu Crea freccia a discesa.

10 Evidenziare il cerchio accanto a "PDF Single" per un file PDF normale. È inoltre possibile unire i report di Access in un portafoglio flash-based selezionando "PDF Portfolio" piuttosto che "PDF singolo."

11 Clicca su "Aggiungi file" e selezionare i file di report che si desidera unire nel documento unico PDF.

12 Trascinare e rilasciare i file nell'ordine in cui si desidera le pagine di apparire nel documento finale.

13 Fai clic su "Combina file" per unire tutti i report di Access in un unico file PDF.

Consigli e avvertenze

• Per le applicazioni Microsoft come Word, Excel e PowerPoint, è possibile bypassare la sezione 1 del presente articolo e semplicemente trascinare e rilasciare i file come è in Acrobat Pro. Per l'accesso, tuttavia, si consiglia di PDF tutti i rapporti in primo luogo perché un singolo file di accesso contiene i dati in diversi formati, quali tabelle, query e report. Convertire i rapporti in file PDF prima di loro combinazione fa sì che Acrobat Pro combina le informazioni esatte vostro vogliono (cioè, le relazioni e non le tabelle) nel file PDF finale.