May 11
Stampa unione per Word 2007 è un insieme di risorse nella scheda "Lettere" di Word per trasformare un unico documento generico come una lettera tipo in diversi documenti con informazioni specifiche, come ad esempio un destinatario. Queste risorse includono il documento originale da particolareggiato, i codici di campo che Word riempie con i dati specifici, il file di dati fornendo che i dati specifici e la procedura guidata di unione per guidare i nuovi utenti attraverso il processo di unione.
La lettera di partenza o di altro documento generico detiene la maggior parte del contenuto della finale, lettere unite. Si può scrivere qualsiasi cosa nella lettera che si farebbe per altri documenti di Word. È inoltre possibile utilizzare una qualsiasi delle Word 2007 di formattazione e grafica Strumenti, come WordArt e di blocchi costruttivi. L'unica differenza tra il documento di stampa unione principale e un documento di unione non-mail è i codici di campo del documento di unione.
i codici di campo sono i dispositivi che consentono Word trasformare testo generico in un testo specifico. Ad esempio, possono trasformare il testo "Caro << >> destinatario" in "Caro Dr. Jones," "Gentile Signora Lane" e "Caro collega americano". Codici di campo assomigliano a questo campo di esempio la prima volta che li inserisce in un documento di unione: ".« destinatario »" Il loro vero aspetto, tuttavia, assume questa forma: "{MERGEFIELD destinatario}." Si può vedere che forma premendo il tasto "Alt" e "F9" contemporaneamente su una lettera con codici di campo di unione.
Ecco come i codici di campo di lavoro in una stampa unione: il produttore della lettera manualmente o utilizzando inserti Stampa guidata in serie del Word 2007 di codici di campo nel documento master dove vuole i dati generici per passare a una parte specifica di dati, come il già citato "Caro << >> destinatario "esempio. Si carica quindi una fonte di dati che fornisce le informazioni specifiche per sostituire il "<< destinatario >>" codice di campo. Si esibisce l'unione attraverso la procedura guidata di unione o tramite il pulsante "Fine & Merge". Word inserisce i dati del file di dati in "<< >> Destinatario" codice di campo per ogni destinatario memorizzato nel campo dati, rendendo un nuovo documento per ciascun destinatario. I documenti risultanti mostrano il nome del destinatario specifico al posto del codice di campo.
Il file di dati contiene i dati che andrà a sostituire i codici di campo unione nel documento originale. Questi dati possono essere qualsiasi parte di una lettera o documento, ma è più spesso destinatari per la lettera. Altri dati con cui Word può trasformare un documento generico in una specifica comprendono l'indirizzo del destinatario e il testo finanziaria per le collezioni lettere. Ad esempio, "Si prega di rinviare << >> Amount_owed per evitare azioni legali." Il file di dati stesso può essere uno dei diversi formati, tra cui un altro documento Word in cui un utente di Word ha memorizzato i dati in una tabella. fogli di calcolo Excel sono un'altra scelta comune per i file di dati.
guidata unione di Word 2007 dirige il produttore della lettera attraverso ogni passo della lettera processo di fusione, di scrivere la lettera di creazione dei dati per l'unione effettiva e il completamento dei documenti finali. Si chiede e interroga l'utente attraverso il testo collegamento ipertestuale in un riquadro di spostamento che Word visualizza dopo la lettera scrittore fa clic sul pulsante della procedura guidata. La procedura guidata fornisce le varie opzioni lettera scrittore, sparsi le fasi del processo di fusione. Una opzione consente la lettera scrittore scegliere quale unire i campi da inserire nella lettera originale.