March 29
Imparare a utilizzare il software in modo efficiente è un buon modo per migliorare la produttività sul posto di lavoro ea casa, ma come si impara più si sarà probabilmente venire attraverso i termini e riferimenti che non si conosce. Se si vede il tipo di file ".oft" o "OFT" di cui parla senza alcuna spiegazione, si può essere confuso fino a capire che cosa vuol dire. Un file OFT è solo un modello di Outlook, che può aiutare a risparmiare tempo per l'invio di alcuni messaggi di posta elettronica.
Un modello è un modulo personalizzato che è possibile riutilizzare quanto basta, soprattutto quando non molte informazioni cambia ogni volta che si utilizza il modulo. Ciò consente di modificare o aggiungere solo alcuni elementi, invece di noioso ricreare la forma di volta in volta. Ciò è particolarmente utile se si invia regolarmente messaggi di posta elettronica simili in Outlook, inclusi gli aggiornamenti settimanali, o digita su forme simili in Word, come i rapporti mensili.
Modelli per il programma Microsoft Outlook sono file .oft, il che significa che "spesso" è l'estensione del file per il modello. Una estensione del file è un insieme di caratteri che informano il computer che tipo di un file è; altrimenti il computer non sa come aprirlo. Molti computer sono impostati per nascondere le estensioni, in modo da non essere in grado di vederli quando si visualizza il file. È possibile creare i propri modelli OFT in Outlook per risparmiare tempo quando si ha bisogno di scrivere e-mail simili.
È possibile creare un modello da un e-mail standard, che è possibile aprire facendo clic su "E-mail Nuovo" nella scheda "Home". Poi basta aggiungere a tutto quello che volete nel modello, tra cui un soggetto normale linea, testo o grafica nella e-mail o allegati. Quindi si salva il modello facendo clic su "Salva con nome" nella scheda "File", che porta in primo piano il "Salva con nome" finestra. Successivamente si seleziona l'opzione "Template Outlook" dal menu a discesa accanto a Salva come tipo. Si può ora passare a una diversa posizione sul computer per salvare il modello, ma utilizzando la posizione predefinita consente di individuare il modello più rapidamente in seguito. Allora non vi resta che digitare un nome descrittivo nella casella di testo Nome file e fare clic su "OK".
Per utilizzare un modello è necessario selezionare l'opzione "Nuovi oggetti" nella scheda Home, dove si passa il mouse sopra "Altre Voci" per visualizzare le opzioni aggiuntive; ci si dovrebbe selezionare "Scegli modulo". È necessario assicurarsi che la selezione nel menu Cerca in discesa è impostato su "Modelli utente nel file system. Tutti i tuoi modelli nella cartella modello predefinito apparirà, ma se è stato salvato il modello da qualche altra parte, si può trovare da cliccando il pulsante "Sfoglia". allora non vi resta che cliccare sul modello, poi il pulsante "Apri".