Dopo aver creato un database in Access, tipicamente diverse persone entrano informazioni. Nel corso del tempo, è necessario ripulire il database per rimuovere i record duplicati. Mentre Access fornisce una query solo per un tale processo, è possibile trovare rapidamente i dati duplicati all'interno del database stesso.

istruzione

1 Open Access, quindi aprire la tabella in visualizzazione Foglio dati. Questo mostra i record disposti in sequenza per numero di ID univoco. Un vantaggio di accesso su Excel è che si può guardare i tuoi file in modo diverso senza rovinare.

2 Inizia con la parte più unica del record: numero di file, ID cliente o telefono di casa. Il più unico dei dati, i duplicati più facili sono da trovare.

3 Selezionare il titolo del campo per cui si desidera visualizzare la tabella. Titoli di ciascun campo sono nelle barre grigie nella parte superiore della pagina. Ora selezionare i record nella parte superiore della pagina, quindi Ordinamento crescente. Un altro modo per fare questo passo è quello di selezionare l'icona che mostra A, Z e una freccia verso il basso. Questa azione alfabetizza tutti i file in base al campo selezionato.

4 Scorrere verso il basso attraverso i record per duplicati. Per eliminare uno, premere il riquadro grigio a sinistra del file, quindi premere tagliare o l'icona delle forbici. L'accesso ti chiederà se vuoi davvero cancellare questo record perché l'azione non può essere annullata. Premere Sì e il record è andato.

5 Salvare la tabella con un nuovo nome che include la data.

Consigli e avvertenze

• Il mantenimento di due copie separate ma identiche di tutti i database di Access aiuta a garantire l'integrità dei dati.