May 1
Il "contenuto" che un'impresa genera nel normale corso della sua attività dipende ovviamente dal tipo di impresa. Ma per una vasta gamma di imprese, contenuto comprende fogli di calcolo, le e-mail e messaggi istantanei inviati tra i dipendenti, o tra i dipendenti e potenziali clienti, piani aziendali, presentazioni e molto altro ancora. La gestione di tali contenuti in modo appropriato per l'era digitale è una sfida scoraggiante. Ciò comporta decisioni su come il materiale sarà disponibile, a chi e per quanto tempo.
Alcune delle sfide nella gestione dei contenuti sorgono nelle vendite. Bill Forquer ed i suoi soci utilizzano Columbia Sportswear - il marketing leader di abbigliamento da sci negli Stati Uniti - come un caso di studio in "Enterprise Content Management Solutions", il loro libro su soluzioni ECM. Gli autori hanno osservato che in una sola volta, un fornitore esterno che voleva fare uso di immagini di prodotti disponibili della società avrebbe dovuto chiamare in-house di marketing della società, che avrebbe poi trovare l'immagine, formattazione e così via manualmente. Questo era inefficace come ECM. Ma a causa dell'introduzione di un sistema di gestione delle risorse digitali, tale fornitore ora ha accesso ai materiali del prodotto se stesso.
Gran parte del lavoro di ECM si svolge a livello di computer desktop utilizzati dai dipendenti aziendali. applicazioni dominanti, come MS Office, MS Outlook e Lotus Notes, tutte permettono l'utente che genera contenuti per memorizzare in un sistema di archiviazione e di cooperare con gli altri dipendenti attraverso IM o e-mail. applicazioni più recenti che funzionano allo stesso livello sono SharePoint e LiveMeeting, che consentono la condivisione di file all'interno di un piccolo gruppo di lavoro e riunioni online, rispettivamente.
Molte aziende utilizzano oggi un sistema di Enterprise Resource Planning. ERP di solito funziona a livello di server, ed è progettato per monitorare le varie operazioni della società, in particolare i suoi rapporti con i fornitori da un lato, e dei clienti, dall'altro. ERP e ECM devono lavorare insieme senza problemi. Ciò significa che del desktop dei singoli dipendenti non può essere la fine della storia ECM. Nelle parole di Tom Jenkins ei suoi co-autori di "Enterprise Content metodi di gestione," ci dovrebbe essere "una road map che delinea una strategia ECM aziendale globale e le linee guida per stabilire le comunità di pratica".
ECM non è semplicemente una questione di aiutare una società senza intoppi. Inoltre diventa rapidamente una questione giuridica. Nel 21 ° secolo, ogni impresa deve occuparsi con la possibilità di controversie, e di una domanda da parte del partito contraddittorio alle e-mail specificati o scambi IM. Un'impresa che non dispone di una politica scritta quando manterrà, e quando distruggerà tali registrazioni nel normale svolgimento delle attività, si apre per le sanzioni.