È possibile utilizzare Microsoft Word per inviare email personalizzate ad un elenco di destinatari di massa. Tramite la funzione di stampa unione in Word, è possibile inviare una e-mail di massa indirizzata personalmente a ogni persona. Con la stampa unione, ogni persona è l'unico destinatario di quella specifica e-mail. Si può risparmiare un sacco di tempo, se si invia regolarmente messaggi di posta elettronica di massa personalizzati per le persone nel vostro elenco di indirizzi. Per usufruire della stampa unione per e-mail, è necessario disporre di MAPI-enabled (Messaging Application Program Interface) client di posta elettronica, ad esempio Microsoft Outlook, che si connetterà a Microsoft Word.

istruzione

1 Aprire Microsoft Word. Fare clic sulla scheda "indirizzi". Nel gruppo "Inizia stampa unione", "Inizia stampa unione." Fai clic su "messaggi e-mail."

2 Collegare la stampa unione per l'elenco di indirizzi. Per iniziare, fare clic sulla scheda "indirizzi". Nella "Inizia stampa unione," click "Seleziona destinatari." Fai clic su "Seleziona da contatti di Outlook", se si desidera utilizzare l'elenco di indirizzi di Outlook. In caso contrario, fai clic su "Usa elenco esistente" per il collegamento a un elenco di Excel indirizzi, file HTML, rubrica elettronica o un file di testo.

3 Scegli i destinatari che si desidera e-mail. Se non si desidera e-mail tutti i contatti che avete nel vostro elenco di indirizzi, fare clic sulla scheda "Lettere" e selezionare "Modifica elenco destinatari." È possibile selezionare gli individui che si desidera includere o fare clic su "Filtro" per filtrare l'elenco di indirizzi per alcune categorie, come ad esempio il nome della società o città.

4 Creare il corpo del messaggio che si desidera inviare. Digitare il contenuto che si desidera rimanere costante per tutto il gruppo di destinatari.

5 Impostare i segnaposto, altrimenti noto come campi di stampa unione. Queste sono le parti che cambieranno per ogni destinatario e personalizzare il messaggio. Ogni intestazione di colonna che avete nel vostro elenco di indirizzi può essere inserito come un campo nella e-mail. Nella scheda "indirizzi", fai clic su "Corrispondenza campi" nel gruppo "Write & Insert Fields". Verrà visualizzata la finestra di dialogo "Corrispondenza campi", in cui è possibile assicurarsi che Word sarà in grado di eguagliare i campi per il pezzo giusto di dati. Fare clic sul menu a discesa sulla destra per selezionare le intestazioni delle colonne dal tuo elenco di indirizzi che si desidera utilizzare come campi nella e-mail. Solo selezionare quelli che si desidera utilizzare.

6 Fare clic nel documento in cui si desidera entrare in un campo di fusione, come ad esempio un blocco di indirizzi, la linea d'auguri o un singolo campo. Fare clic sulla scheda "indirizzi". Tutti i comandi necessari sono nel gruppo "Write & Insert Fields".

7 Aggiungere una linea di saluto facendo clic sul pulsante "Saluto Line". Specificare il formato desiderato per la formula di apertura. Fai clic su "OK". Per aggiungere un singolo campo, come ad esempio il nome della persona, fare clic su "Inserisci campo unione". Selezionare il campo che si desidera e fare clic su "Inserisci".

8 Visualizzare in anteprima l'unione quando hai completato il messaggio. Fai clic su "Anteprima Risultati" nel gruppo "Anteprima risultati" nella scheda "indirizzi".

9 Inviare i messaggi e-mail quando si è pronti per completare la stampa. Fare clic su "Fine & Merge" nella scheda "indirizzi". Selezionare "Invia messaggi e-mail." Nel campo "A", selezionare l'intestazione di colonna per l'indirizzo di posta elettronica che si utilizza per l'elenco di indirizzi. Digitare un oggetto per il messaggio. Selezionare "HTML" nel campo "Formato posta" per inviare una versione formattata del messaggio nel corpo della e-mail.