Ri-progettazione del sistema di archiviazione per il vostro ufficio o azienda può rivelarsi una grande attività di risparmio di costi. Tempo sprecato alla ricerca di file che non sono sensibilmente depositati, o non hanno presentato affatto a causa di una mancanza di organizzazione, potrebbe essere utilizzato più proficuamente su altre attività aziendali. E 'meglio quando si crea un nuovo sistema per mantenere i contatti con gli amministratori a livello aziendale, se si lavora per un grande business, o ad un livello superiore di governo se si lavora per le autorità. Essi possono già avere un sistema che si può adottare, rendendo le comunicazioni inter-organizzative più efficienti, nonché di risparmiare tempo, fatica e denaro coinvolti nella partendo da zero.

istruzione

1 Domanda personale che effettivamente utilizzano il sistema per accedere ai file. Chiedete loro quali problemi che hanno con esso, quanto sia utile e quali miglioramenti sarebbero a loro piace vedere in un nuovo sistema. Scopri quali record si accede più di frequente e per quanto tempo dovranno essere tenuti una volta che non sono stati utilizzati per un po '.

2 Progettare il sistema utilizzando un approccio basato su funzione di più di un basata soprattutto sulla struttura organizzativa del business. Il servizio di consulenza sistema di istruzione JISC InfoNet sottolinea che la maggior parte delle istituzioni commerciali stanno progettando i loro sistemi di archiviazione elettronica in questo modo. Il sito spiega che le strutture organizzative sono soggette a frequenti cambiamenti. Per esempio, un ufficio del personale potrebbe essere rinominato come il dipartimento delle risorse umane e poi, un paio di anni di distanza, è conosciuta come il centro benessere del personale. Tuttavia gli aspetti funzionali tendono a rimanere più costante. Ad esempio, lo stesso reparto si occuperà di stipendi, i contratti dei dipendenti e le procedure disciplinari, nonostante le variazioni complessive di nome. Questo è il motivo per cui le istituzioni governative e le imprese commerciali si stanno muovendo verso l'utilizzo di sistemi di archiviazione funzionalmente-based.

3 Disporre i file presenti nel sistema gerarchico. Inizia con materie generali e lavorare fino ad argomenti sempre più specifici all'interno di quei soggetti più grandi. Altre opzioni da considerare quando si elencano i file è se farlo in ordine alfabetico, data o argomento e quello dell'indice generale parola chiave sarà simile. Quanto spesso file vengono utilizzati possono influenzare se li metti al documento o livello di cartella.

4 Mettere le procedure in atto per l'utilizzo e la manutenzione del sistema di archiviazione. Queste procedure devono essere stampati e tutti dovrebbero sapere come utilizzare il sistema e facilmente riferimento alle istruzioni. Un elenco aggiornato di frequente di tutti i file dovrebbe essere stampato. Il sistema dovrebbe essere regolarmente aggiornato, con nuovi record aggiunti non appena possibile e file che non sono più necessarie eliminato dal sistema.

5 Standardizzare il modo in cui tutti usano acronimi e abbreviazioni, così come il loro modo di incantesimo parole chiave per un uso efficiente del sistema di archiviazione.

Consigli e avvertenze

• Come spiega The National Archives and Records Administration, è meglio baciano dopo la creazione di un sistema di archiviazione elettronica (Keep it semplice e lineare). Dicono che è meglio non avere più di sette livelli gerarchici delle cartelle elettroniche e, mentre dovrebbe rispecchiare il sistema di carta in una certa misura, non dovrebbe essere così complicato. Ricordarsi di rivedere il sistema annualmente una volta che si è soddisfatti con il set corrente fino.
• Come il centro regionale di informazione Lower Hudson sottolinea, record elettronici come la posta elettronica e altri e-documenti riguardanti le attività ufficiali ricevuti da agenzie governative sono i record che rientrano nella legge sulla libertà di informazione (foglio) e, come tale, "sono sottoposti a un accesso , la privacy, e le leggi di gestione dei record e dei regolamenti ".