July 24
Per quanto cerchiamo di tenere il passo delle nostre caselle di posta elettronica, a volte non rispondiamo a un messaggio più breve tempo vorremmo - entro 24 ore è uno standard comunemente accettato - o semplicemente non ha visto perché ci sono stati tanti altri messaggi di posta elettronica per scorrere. Non risponde a un messaggio può causare tensioni e sentimenti negativi in settori di attività, in particolare le vendite e la pubblicazione in cui le scadenze sono turnaround di primaria importanza e veloce è di vitale importanza. E 'più professionale di scusarsi con la parte offesa che per evitare di riconoscere l'errore.
1 Invia i tuoi rimpianti nel più breve tempo possibile. Il mittente potrebbe già essere irritato che non ha ricevuto una risposta da voi, e più a lungo scoraggiare riconoscendo che vi siete persi il suo messaggio, il più arrabbiato egli può ottenere. Ciò è particolarmente importante se l'email originale conteneva informazioni cruciali o sensibili al fattore tempo, e la vostra incapacità di lettura che ha causato ripercussioni negative.
2 Scrivere le scuse come una risposta al email mancato originale. Invece di lasciare al mittente chiedendo se il messaggio è perso o se si sta ignorando che, rispondendo direttamente al email perdere dimostra che si davvero ricevuto. Leggi l'e-mail a fondo prima di rispondere.
3 Apologize sinceramente e spiegare perché vi siete persi l'e-mail. Assumersi la responsabilità per l'errore, se necessario. Una motivazione sufficiente potrebbe leggere, "Ciao Maria. Mi dispiace molto non ho avuto di nuovo voi presto quanto riguarda la vostra inchiesta sui documenti immobiliari. Ho accidentalmente cancellato quando la pulizia mia casella di posta." Mantenere i tuoi commenti brevi. Una scusa elaborato, o ripetere quanto ti dispiace, non è necessario.
4 Informare il mittente che sarà immediatamente soddisfare qualunque richiesta è stata fatta di voi nel messaggio originale, e che si seguire con loro, se necessario. Dicendo: "ho trasmesso i documenti che mi hai mandato al mio supervisore di questa mattina, e io vi farò sapere questo pomeriggio se le ha recensione" rassicura il destinatario che si sta lavorando per porre rimedio alla situazione.
5 Mantenere la calma e professionale. Se ti senti in imbarazzo che manca il messaggio originale ha causato problemi sul lavoro o nel vostro rapporto con il destinatario, non coprire i tuoi sentimenti, facendo scherzi o cercando di deviare la rabbia del mittente con un commento del tipo: "non vedo alcun motivo per essere arrabbiato per questo. "
6 Chiudere il messaggio con un'altra affermazione che trasmette il vostro rammarico e che ti fanno uno sforzo per non ripetere l'errore in futuro. Una linea semplice come, "Ancora una volta, mi scuso per il disagio causato questo," sarà sufficiente.