March 23
Con tanto di business condotto via e-mail in questi giorni, è più importante che mai per esporre appropriato galateo e-mail. Anche la famiglia e gli amici, che potrebbe benissimo ottenere più messaggi da voi che i vostri colleghi di lavoro, apprezzeranno un ben scritto, e-mail premurosamente confezionato. Per essere sicuri, rispettare tradizionale galateo di posta elettronica aziendale quando allegare file a qualsiasi e-mail.
Ridurre la dimensione del file allegati prima di spedirli. Inutilmente file di grandi dimensioni possono intasare casella di posta del destinatario o anche il proprio posta in uscita. Inoltre, si corre il rischio di riempire quota della cassetta postale del destinatario, impedendo loro di mai ricevere altre e-mail che possono essere più importanti dei tuoi.
Etichettare gli allegati. Niente è più fastidioso di che filtra attraverso una dozzina di foto con l'etichetta "IMG_209238," in modo da nominare tutte le tue foto, documenti o PDF di chiarezza. Anche tenere a mente ciò che l'etichetta sarebbe più beneficiare il destinatario. Se stai email un curriculum, per esempio, essere sicuri di includere il vostro nome. Un curriculum dal titolo "Il mio CV" si perde nel mucchio.
Inviare file in formati standard del settore. Generalmente parlando, documenti di Microsoft Word, PDF, MP3 e JPG possono essere aperti da molti utenti, indipendentemente dal fatto che possiedono un Mac o un PC, ma in caso di dubbio, chiedere destinatario che i formati di file che preferiscono.
Scrivi una e-mail completo per accompagnare gli allegati. Non è necessario - e non deve - ripetere le informazioni incluse in allegato, ma assicuratevi di salutare il destinatario, scrivere una breve nota, e includere la tua firma e-mail. messaggi di posta elettronica inviati vuote con allegati non identificati sono poco professionale e probabilmente finire nella cartella spam del destinatario.
Chiedi il permesso di inviare allegati. Come regola generale, inviare una mail introduttivo chiedendo il permesso del contatto per inviare un e-mail di follow-up con i materiali allegati, soprattutto se non hai mai contattato prima. Questo dà il destinatario la possibilità di avvertire di eventuali limitazioni di dimensioni del file o formato, e ha il vantaggio di far loro sapere di aspettarsi qualcosa.
Investire in un programma software anti-virus che scansiona messaggi e-mail in entrata e in uscita. Non si può contare su tutti nella tua rubrica per installare il software anti-virus di loro, ma si può essere sicuri che se mai infettare uno di loro con un virus, non saranno accolgono eventuali altri allegati da voi in Il futuro.