Molti standard come l'Organizzazione Internazionale per la Standardizzazione standard 17025 (per i laboratori di prova e di taratura) richiedono l'utilizzo di un sistema di gestione dei documenti. i sistemi di controllo dei documenti basati sul Web offrono funzioni di accesso, sicurezza e gestione web-based, come lo stoccaggio, la pubblicazione e controllo di revisione.

istruzione

1 Acquisto del software di sistema di gestione dei documenti o ottenere il software libero, come ad esempio OpenDocMan, e installare il software su hardware della vostra azienda.

2 Stabilire regole di business, come ad che ha accesso al creazione di documenti, la revisione e la revisione. Identificare i tipi di file l'organizzazione supporta.

3 Assegnare le attività di gestione dei documenti per i dipendenti con la concessione di permessi di utenti e gruppi. Impostare restrizioni in base alle proprie regole di business. Ad esempio, i ruoli possono includere gli autori del documento, revisori esperto in materia, editor di contenuti e revisori.

4 Conservare i documenti in una posizione centralizzata. Gestire i cambiamenti in modo da poter tenere traccia di chi ha fatto le modifiche, perché hanno fatto le modifiche e quando le revisioni si sono verificati.

5 Generazione di report sullo stato di pubblicazione di documenti (come i nuovi documenti, documenti riveduti e documenti eliminati) su base giornaliera, settimanale, mensile o annuale.

6 Monitorare l'utilizzo repository di documenti per garantire procedure e l'integrità di sicurezza viene mantenuta.

7 Audit vostre procedure e aggiornare periodicamente a seconda dei casi.