March 21
Ricordando di usare discrezione può rivelarsi importante durante la composizione di una e-mail professionale per motivi di lavoro. Mentre alcune regole di galateo governano email tra amici, corrispondenza e-mail è significativamente diverso nel contesto del mondo degli affari. Anche se si sta scrivendo a un collega con il quale sei gentile, la discrezione è uno strumento che può aiutare a evitare problemi di comunicazione e le sue conseguenze impreviste.
La professionalità è un importante strumento di discrezionalità da ricordare per l'invio di messaggi di posta elettronica sul luogo di lavoro. Perché si sta lasciando una scia scritta, il contenuto e-mail può sempre accedere in un secondo momento dai membri dello staff IT (Information Technology), che può portare a situazioni imbarazzanti. Anche se si potrebbe essere tentati di e-mail di un collega e lamentarsi del modo in cui il tuo capo ti trattati, rimangono professionale. Se si sente il bisogno di discutere la situazione, farlo di persona con il suo collega al di fuori dell'ufficio.
Molti dipendenti fanno l'errore di credere loro account di posta elettronica aziendale appartiene a loro. Mentre si può utilizzare su base giornaliera, il conto - così come il computer e la rete ad essi associati - in realtà appartengono alla società per cui si lavora. Utilizzando un indirizzo di posta elettronica aziendale per i messaggi personali comporta il rischio che qualcuno la visualizzazione del contenuto diverso dal destinatario. Mentre non è necessario astenersi sempre usare i tuoi account di posta elettronica aziendale per uso personale, si dovrebbe esercitare discrezione in termini di frequenza e di contenuti.
Se si lavora in un ufficio di grandi dimensioni, è altamente probabile che ricevono la posta elettronica dai colleghi in maniera regolare. Mentre molti di questi messaggi sarà probabilmente rivelarsi innocui, altri possono trasportare più gravi conseguenze. Ad esempio, se si porta avanti una catena di Sant'Antonio o un messaggio umoristico che contiene un virus, che potrebbe infettare più computer sulla rete aziendale. Inoltre, se si frequentemente messaggi a termine non legati alla tua attività quotidiane in ufficio, la gestione può ricevere l'impressione che non sta prendendo sul serio il vostro lavoro.
Un sacco di dipendenti inviare e-mail tutto il giorno per chiedere colleghi se vogliono incontrarsi per il pranzo, se hanno visto una certa sitcom la notte prima o come il loro giorno sta andando. Molti gestori assumono dipendenti potranno utilizzare la posta elettronica aziendale per questo scopo, ma i dipendenti devono rimanere consapevoli di quanto spesso essi inviano tali messaggi. Dal momento che tutte le email vengono memorizzati su un server centrale, qualcuno nel reparto IT può avvisare di gestione che alcuni dipendenti di inviare e ricevere messaggi di posta elettronica più del necessario, che possono influenzare i livelli di prestazione di lavoro e di produttività.