E 'facile perdere la traccia di documenti fisici, anche se si dispone di un sistema di archiviazione efficiente. Un buon modo per fare in modo che le fatture, contratti, fatture o altri documenti importanti non vanno fuori strada è quello di digitalizzare loro. Le copie elettroniche di documenti non si degradano e occupano poco spazio. Finché il backup dei documenti acquisiti, se li hai salvati in modo sicuro.

istruzione

1 Creare una nuova cartella nel modo più conveniente sul proprio computer. È possibile farlo facendo clic destro su una sezione vuota di una finestra di Explorer, in bilico su "Nuovo" e selezionando l'opzione cartella. È inoltre possibile creare una nuova cartella sul desktop facendo clic destro su una sezione vuota.

2 Un nome alla cartella qualcosa sulla falsariga di "scartoffie elettronico."

3 Aprire la nuova cartella e creare il numero di cartelle di cui hai bisogno. Creare sezioni separate per la vostra banca e della carta di credito dichiarazioni, bollette e contratti di servizio con i fornitori via cavo o via Internet. Si consiglia inoltre di creare sezioni di documenti dalla scuola di vostro figlio e vostri affari fiscali.

4 Spostare qualsiasi lavoro di ufficio elettronica già sul vostro computer per le cartelle in questione. Aprire le cartelle che contengono, e trascinare e rilasciare i documenti nella corretta sottocartella del sistema di archiviazione.

5 Collegare lo scanner al computer, e seguire le istruzioni del produttore su come eseguire la scansione documenti sul disco rigido. Ti viene data la possibilità di scegliere quale cartella si desidera inserire i documenti acquisiti.

6 Elaborare un sistema per la denominazione dei documenti scansione. Vi viene chiesto di assegnare un nome al lavoro di ufficio digitalizzato prima di salvarlo alla cartella di destinazione corretta. Utilizzare il nome della società che lo ha inviato a te, seguito dalla data che è stato ricevuto. Essere coerenti con il formato per la facilità di recupero se avete bisogno di individuare il documento in futuro.

7 Scansione tutti i documenti nel vostro sistema di archiviazione elettronica così come viene ricevuto. Se non si ha il tempo di fare questo su una base quotidiana, mettere da parte una o due ore ogni settimana per digitalizzare i nuovi documenti.

8 Eseguire il backup del sistema di archiviazione. Utilizzare un servizio di backup basato su cloud o periodicamente il backup dei dati su un disco esterno o un disco.