Quando si tiene una posizione in una società che si fa a ricevere un sacco di e-mail in entrata, sia da fonti esterne o interne, la produttività può essere notevolmente ostacolato se non si sta attenti. Si possono trascorrere ore spulciando tra quei messaggi e non ottenere niente altro fatto. Tuttavia, se si stabilisce un modello per la gestione delle e-mail, vi risparmiare un sacco di tempo e di ottenere più cose compiute durante la giornata lavorativa.

istruzione

1 Creare cartelle all'interno del vostro programma di posta elettronica per contenere tipi specifici di e-mail. Ad esempio, è possibile creare una cartella per problemi di fatturazione, problemi di ordine, materiale time-sensitive, e-mail personale, e gli appuntamenti annullati. Con la creazione di queste cartelle, si sa esattamente dove cercare una e-mail, invece di tempo che filtra attraverso tutti i messaggi nella tua casella di sprecare.

2 Utilizzare la funzione di "bandiera" all'interno del vostro programma di posta elettronica per contrassegnare le email che richiedono attenzione immediata o che richiedono un follow-up. Il simbolo della bandiera vi ricorderà di agire per quanto riguarda l'e-mail.

3 Attivare il filtro spam per la cattura di posta indesiderata. Questo consentirà di evitare la posta indesiderata dal ingombrano la tua e-mail in-box. È possibile vagliare periodicamente attraverso la posta indesiderata per garantire che nessun messaggi legittimi sono stati accidentalmente contrassegnati come spam.

4 Creare "regole" all'interno del vostro programma di posta elettronica per stabilire un protocollo per come le e-mail vengono gestiti. Ad esempio, è possibile inviare tutti i messaggi provenienti dall'indirizzo email del vostro capo alla cartella "Urgente". È possibile inviare tutte le email che contengono il soggetto "Riprendi" nella cartella "candidati di lavoro".

5 Eliminare i messaggi e-mail che avete letto e non più necessari. Se non si desidera eliminare i messaggi, spostarli in una cartella separata per rendere il vostro in-box più gestibile.

6 Impostare una pianificazione per controllare la posta elettronica e bastone ad esso. Ad esempio, è possibile controllare la posta elettronica per le prime due ore di ogni giorno o si può controllare la posta elettronica durante la prima e l'ultima ora del giorno. La chiave è quello di trovare una routine che funziona per voi e bastone ad esso.