March 6
Getting Things Done (GTD) è un sistema di produttività personale sviluppato da David Allen. Mentre Allen ha progettato il sistema fino a comprendere tutta la vita, è possibile applicare facilmente i suoi principi al vostro sistema di posta elettronica per aiutarlo rapidamente acquisire, chiarire e agire sui vostri obiettivi e gli impegni di posta elettronica basati su. Dopo l'investimento iniziale di messa a fuoco e lo sforzo, una implementazione GTD ben progettato può dare il controllo senza stress duraturo sulla tua casella di posta e di comunicazione, che consente di pensare di meno e-mail e più di vivere pienamente.
1 Eliminare o archiviare i vecchi messaggi di posta elettronica che sono ancora seduti nella vostra casella di posta, ma non sono più utili. Il meno che avete nella vostra casella di posta, meno si deve organizzare. Per semplicità, scegliere la data del deposito e ogni e-mail da prima. Se avete problemi di rimuovere vecchie email "nel caso in cui," pensare di nuovo all'ultima volta che effettivamente agito su informazioni in una e-mail di età superiore il limite che hai scelto. Se non avete mai, probabilmente non lo farà mai.
2 Impostare cartelle o etichette chiamato Azione e in attesa. L'azione è per le email che sono perseguibile, ma ci vorrà più di due minuti per rispondere. Waiting On è per le email che richiedono qualcun altro per rispondere prima di poter agire su di essi.
3 Impostare un sistema tickler che porterà le email di nuovo alla vostra attenzione ad una data specifica futura. Ci sono estensioni e applicazioni per aggiungere questa funzione per la maggior parte dei programmi di posta elettronica o browser Web. Una soluzione più semplice potrebbe essere quella di utilizzare un servizio Web come 3mindMe, LetterMeLater o iTickleMe per portare messaggi di posta elettronica di nuovo alla vostra attenzione in futuro, quando diventano fruibili.
4 Creare singole cartelle di riferimento del progetto o etichette di elaborare i messaggi di posta elettronica nella posta in arrivo. Se il programma di posta elettronica permette cartelle nidificate e si desidera mantenere l'interfaccia sgombra, creare una cartella chiamata di riferimento. Oltre a ciò, le cartelle di nidificazione non è raccomandato per le implementazioni GTD. È sufficiente creare cartelle di riferimento in base alle esigenze e lasciarli in un elenco in ordine alfabetico.
5 Elaborare i messaggi e-mail nella posta in arrivo, uno alla volta. Non passare a quello successivo fino a quando si è fatto con quello attuale. L'obiettivo è quello di fare, rinviare, delegare, file o eliminare ogni email. Muoversi rapidamente e non lasciatevi risucchiare risposte lunghe.
6 Risolvere l'e-mail sul posto se ci vorranno due minuti o meno.
7 Copiare l'e-mail per l'attesa cartella se avete bisogno di risposta di qualcun altro prima di poter agire su di esso. Si consiglia di creare una cartella separata all'interno di attesa per per ogni persona.
8 Invia l'e-mail al vostro tickler da inviare di nuovo a voi dopo un intervallo appropriato se non si può agire su di esso ancora, ma sarà in grado di in futuro.
9 Creare una cartella di riferimento per una e-mail che non contiene elementi di azione legale, ma ha le informazioni necessarie per un progetto, e archiviare la posta lì. Se essa non contiene nessun azione o le informazioni necessarie, eliminarlo e andare avanti.