PowerPoint è un potente strumento di business per la diffusione di dati complessi visivamente ad un pubblico. Tuttavia, uno dei limiti di PowerPoint è che non ha la capacità di Excel o Word per quanto riguarda l'organizzazione dei dati o testo. Fortunatamente, Powerpoint ha la capacità di collegare gli oggetti in una diapositiva in un file Excel o Word. Se i dati in Excel o Word viene modificato, l'oggetto collegato in PowerPoint sarà aggiornato pure.

Costruire gli archivi di lavoro

Se una grande quantità di dati viene estratto periodicamente per produrre i grafici o grafici, sarà più facile da usare Excel o Word per manipolare i dati. Queste tabelle o grafici possono quindi essere collegati agli oggetti nella presentazione di PowerPoint. Seguire questa procedura per impostare un file di lavoro:

In Excel o Word, sviluppare tutte le tabelle, grafici o testo che si desidera legati alla diapositiva di PowerPoint.

Assicurarsi che questi oggetti possono essere facilmente aggiornati quando necessario.

Organizzare questi oggetti su una scheda separata dai dati.

Salvare il file sulla stessa unità del file Powerpoint.

Non cambiare il nome del file quando si effettua un aggiornamento. La modifica del nome si romperà il link al tuo oggetto hotlink in PowerPoint.

Costruire la presentazione di file

Dopo aver impostato i file di lavoro che verranno aggiornati periodicamente, posizionare gli oggetti desiderati hotlink in PowerPoint. Al fine di hotlink un oggetto, attenersi alla seguente procedura:

Vai alla scheda di lavoro Excel o Word.

Selezionare e copiare l'oggetto (come grafico, grafico o testo) che si desidera inserire in una diapositiva di PowerPoint.

Passare a PowerPoint e passare alla diapositiva in cui si desidera inserire l'oggetto.

Fare clic su "Incolla" a tendina e selezionare "Incolla speciale".

Nel menu pop-up, commutare a "Incolla collegamento".

Selezionare "Microsoft Excel Oggetto foglio di lavoro."

Fai clic su "OK".

Il vostro oggetto collegato apparirà nella diapositiva di PowerPoint. A questo punto è possibile modificare le dimensioni, la forma e il posizionamento di questo oggetto. Questo oggetto sarà ora riflettere le modifiche apportate al file di lavoro di Excel o Word.

Aggiornare i dati

Ogni volta che un file di PowerPoint viene aperto, tutti gli oggetti hotlink all'interno della presentazione si aggiornerà automaticamente. Tuttavia, ci sono alcuni casi in cui le modifiche apportate al file di lavoro non vengono riflesse nell'oggetto hotlink. Ciò può verificarsi se entrambe le file di PowerPoint e file di lavoro sono aperti contemporaneamente. Per aggiornare manualmente il collegamento, attenersi alla seguente procedura:

Pulsante destro del mouse sull'oggetto collegato in PowerPoint.

Selezionare "Aggiorna collegamento."

Il vostro oggetto sarà ora aggiornato. È inoltre possibile accedere al file di lavoro con un doppio clic del hotlink.

Consigli per un'efficace Hotlink Powerpoint Grafici

Formattare l'oggetto nel file di lavoro di Excel o Word. Ci sono limitate funzionalità di formattazione oggetto in PowerPoint.

Mantenere la scala dell'oggetto in PowerPoint. La dimensione dell'oggetto hotlink può essere modificato nella diapositiva, tuttavia una volta un collegamento viene aggiornato la scala tornerà alla scala originale e può alterare la spaziatura diapositiva di PowerPoint.

Salvare il file di lavoro e file di PowerPoint sulla stessa unità. Se questi file vengono salvati su dischi diversi (come ad esempio le unità di rete) e uno è spenta, saranno rotti i link.