La cosa migliore di archiviazione dei documenti su un computer può anche essere il
sfida più grande: Sei completamente libero di creare qualsiasi sistema di archiviazione
che funziona per voi. Prima di tutti i file finiscono accatastato chi lo sa
dove, mettere ordine sul disco rigido. Pensate a tutto il tempo e l'energia
si risparmia ogni volta che è necessario trovare un file in futuro.

istruzione

1 Impostare ampia categoria cartelle all'interno di Documenti (in Windows) o sul disco rigido (in Mac OS). Leggi 185 Creare un sistema di archiviazione Flawless per suggerimenti su nomi delle etichette.

2 Impostare le sottocartelle all'interno di ciascuna categoria. Ad esempio, i documenti sorta finanziarie per anno o tipo, e documenti da persona di famiglia-correlati.

3 Utilizzare la funzione di ordinamento del computer. Mettere "AAA" (o uno spazio) davanti ai nomi delle cartelle più utilizzate e "ZZZ" (o un proiettile) davanti quelli meno-usato, quindi il primo galleggiante all'inizio un elenco alfabetico e quest'ultimo andare a fondo. Oppure utilizzare 01, 02, 03 e così via.

4 Specificare la cartella predefinita del computer salva i file in questo di solito è fatto nel menu Preferenze -. In Word per Windows XP, ad esempio, aprire il menu Strumenti a Opzioni, cliccare sulla scheda Directory, selezionare Documenti, e fare clic su Modifica .

5 Ordinare i file in base alle proprie esigenze. Ordina per data, per esempio, per trovare il file che ha lavorato su più di recente. (In Windows XP, aprite il menu Visualizza, selezionare Disponi icone per e selezionare modifica. Gli utenti Mac devono fare clic sulla finestra che vogliono ordinare, aprire il menu Visualizza per come Lista, quindi selezionare per data di modifica.) O ordinare per genere o il tipo di gruppo di tutti i fogli di calcolo, per esempio.

6 Utilizzare i nomi di file significativi per i vostri documenti. Un nome di file come Riprendi è meno utile di Resume_Sales_10_2004. Ricordatevi di non usare barre, due punti, asterischi o punteggiatura diversi da un unico periodo che precede il suffisso.

7 Mantenere perfezionare il sistema di archiviazione in modo che funzioni meglio. Rinominare o riorganizzare le cartelle e archivio o spazzatura quelli inattivi. Evitare la duplicazione delle cartelle, in particolare quelli contenenti foto o altri file di grandi dimensioni; ti riempiono l'unità e creare confusione.

8 Utilizzare la funzione Salva con nome quando si desidera mantenere una versione immutata di un documento. È necessario specificare un nuovo nome di file, che è possibile basare su quello vecchio o di cambiare del tutto. Questo trucco da fanatici del computer vecchia scuola è ancora una buona: Aggiungi V1, V2, V3 e così via, alla fine di un nome di file per tenere traccia versioni di un documento che si sta modificando nel corso del tempo.

9 Prenotate il vostro desktop per gli elementi che richiedono attenzione immediata. Quando hai finito di lavorare con loro, loro file nella cartella corretta. Cercate di non archiviare i documenti a lungo termine sul desktop.

Consigli e avvertenze

• Un organizzata, struttura di cartelle gerarchica ti aiuta quando sei il backup dei dati. (Fate il backup dei file, giusto?) Ad esempio, è possibile copiare tutti i dati finanziari afferrando una singola cartella. Regolarmente passare attraverso i file e cancellare quelli che non hai bisogno o masterizzarli su un CD.
• Limitare i nomi di file a meno di 15 caratteri. I nomi più brevi sono più facili da capire a colpo d'occhio e mostrano anche nelle finestre di dialogo quando si è alla ricerca di file.
• Se più persone nel tuo introito squadra a turno, di lavorare su qualsiasi file, mettere un asterisco alla fine del nome del file prima di copiare dal server per indicare che è in uso. Poi aumentare il numero di versione sul nome del file e aggiungere le proprie iniziali prima del periodo e di tre lettere suffisso. Ora avete impedito due persone di lavorare sullo stesso file, creato una copia di backup, e ha lasciato una scia di persone a seguire dovrebbe esserci tutte le domande.
• Eseguire il backup dei file. Quanto spesso dipende da come critica i dati è e quanto lavoro non vi occupate di ricreare da zero.