la conformità delle licenze software è un grande problema nel mondo degli affari e molte aziende stanno trovando ad affrontare verifiche software. Nel migliore dei casi una società effettuare una verifica software interno per garantire la conformità. Tuttavia, è possibile che una società può venire sotto esame da un'associazione editore o il commercio a causa di un reclamo. In tali situazioni, è importante sapere come prepararsi per una verifica delle licenze software esterno.

istruzione

1 Consultare un avvocato specializzato in diritto del software prima della verifica. Anche se il personale IT molto probabilmente ha la conoscenza di come raccogliere la prova di acquisto e l'installazione, si consiglia consulente legale per assicurarsi che tutte le misure correttive sono fatte in modo corretto e non compromettere ulteriormente un'indagine.

2 Determinare chi sarà all'esecuzione della verifica delle licenze software. Le due organizzazioni principali che conducono audit software sono la Business Software Alliance (BSA) e la Software & Information Association (SIIA). Quale agenzia effettua la verifica dipende da come è stato avviato e per chi presunti problemi di conformità sono stati segnalati.

3 Chiedi a un ordine del giorno per la revisione esterna. Utilizzare queste informazioni per effettuare un audit interno, prima del tempo, la creazione di un record e rapporto dettagliato il processo. Ciò contribuirà a garantire che tutti i punti all'ordine del giorno sono stati affrontati in modo soddisfacente.

4 Imprimere a tutti i dipendenti l'importanza del processo. Fate loro sapere che sono tenuti a cooperare con il revisore, ma che possono parlare con il collegamento per la guida nel rispondere a tutte le domande che possono essere poste.

5 Preparare tutta la documentazione pertinente e lo hanno prontamente disponibili per la società di revisione. Insieme con i vostri procedure operative, carte di controllo interno e le informazioni del fornitore, è necessario fornire i log del software e gli inventari più recente.

6 Assegnare e formare un legame di essere a disposizione del revisore. Un collegamento dovrebbe fungere da intermediario per inoltrare e rispondere alle domande il revisore può avere e per contribuire in generale il periodo di revisione più agevolmente. Spesso società di revisione dovranno avere una comprensione delle procedure e politiche di una società per cogliere appieno la documentazione che sta rivedendo.

7 Determinare una timeline con il verificatore e designare uno spazio di lavoro per lui. Assicurati di fornire lui con accesso a Internet (se richiesto), una fotocopiatrice, telefono e qualsiasi altro materiale d'ufficio può aver bisogno.

Consigli e avvertenze

• Non cercare di acquistare licenze aggiuntive per il software, se si scopre che non hanno abbastanza. Una volta che un audit è stato pianificato, le licenze retrodatazione equivale alla falsificazione di documenti.