Quando un file di società QuickBooks ha avuto molte operazioni per un lungo periodo di tempo, lo spazio occupato dagli aumenti software QuickBooks. Ciò può causare rallentamenti estremi del processo operativo QuickBooks. La soluzione a questo è quella di archiviare gli anni precedenti dei file aziendali. Nelle versioni precedenti di QuickBooks, questo processo è stato chiamato "l'archiviazione"; nelle versioni più recenti, si parla di "ripulire i dati aziendali." Questo processo si condensa file aziendali dell'esercizio precedente, eliminando i dettagli di ogni transazione chiusa, lasciando solo i totali.

istruzione

Creare e salvare un backup

1 Inserire un'unità flash o CD-ROM nel computer.

2 Fare clic sul pulsante "File" nella barra dei menu in alto, quindi selezionare "Salva copia o di backup." Vi verrà chiesto dove si desidera salvare il backup; scegliere l'unità flash o CD-ROM.

3 Fare clic nella casella "Nome del file" e digitare "archiviati" prima dell'estensione. Fare clic su "OK" e il file verrà eseguito il backup sull'unità flash o CD-ROM.

Archiviare il file

4 Fai clic su "File" nella barra dei menu in alto e selezionare l'opzione "Utilità". Quando si apre la finestra successiva, cliccare su "Puliamo Dati aziendali."

5 Selezionare "Rimuovi operazioni come di una data specifica." La data scelta sarà la data di chiusura; tutte le transazioni prima di tale data saranno condensati e i dettagli di tali operazioni saranno rimossi.

6 Fai clic su "Avanti" per aprire la finestra successiva, dove potrete scegliere criteri aggiuntivi per la rimozione di transazioni. Ci sono quattro opzioni: rimuovere le transazioni bancarie e carte di credito non liquidati; rimuovere le transazioni contrassegnate per essere stampato; rimuovere le fatture e preventivi contrassegnati da inviare; rimuovere le transazioni che contengono costi non fatturate o unreimbursed. Fai clic su "Avanti".

7 Scegliere di eliminare gli elementi che non hanno le transazioni nella prossima finestra che si apre. Questi elementi includono i conti, clienti, fornitori, altri nomi, oggetti fattura e note "fare".

8 Fai clic su "Begin Cleanup". Salvare il file ripulito per il desktop o disco rigido esterno per continuare a lavorare in QuickBooks.

Consigli e avvertenze

• Commercialisti tipicamente archivio dati QuickBooks dopo l'esercizio è terminato. Se si dispone di una serie di operazioni che non hanno chiuso fuori, si può prendere in considerazione l'archiviazione transazioni partendo due anni prima.
• Mantenere il file di backup in un luogo sicuro nel caso sia necessario tornare a una specifica operazione per i dettagli su una transazione chiusa.