Quando si zip un file, il file è compresso in un file che è molto più piccolo rispetto all'originale. file compressi sono spesso utilizzati per inviare i file di Microsoft Office per e-mail. Per esempio, se si dispone di un file di grandi dimensioni di PowerPoint che si desidera inviare elettronicamente, creare una versione zippata e collegarlo a una e-mail in Outlook. Il destinatario dovrà poi decomprimerlo prima di aprire il documento intatto. Ma il file zippato si occupa molto meno spazio sul disco rigido e sarà più facile da caricare e-mail. Microsoft Office da solo non zip file. È necessario scaricare e installare un programma di utilità zip.

istruzione

1 Scaricare una versione completa o di prova gratuita di un programma di utilità zip, come ad esempio WinZip o StuffIt, se uno non è pre-installato sul computer (vedi "Risorse" sezione per il link).

2 Individuare un file di Microsoft Office utilizzando Windows Explorer, ad esempio un documento Word o Excel. Fai clic su "Start" e "Documenti" aperti per trovare un documento.

3 Il pulsante destro del mouse su un file che si desidera comprimere.

4 Fare clic sul comando menu di scelta rapida che corrisponde al programma di utilità zip, come "Aggiungi file Zip" o "Aggiungi al archivio." Questo sarà immediatamente creare il file compresso e salvarlo sul proprio computer.

5 Aprire Microsoft Outlook se si desidera inviare un file compresso di una e-mail di Outlook in allegato. Comporre un nuovo messaggio e fare clic su "Inserisci file" per creare un allegato. Fare doppio clic sul file compresso per inserirlo. Se non si è ancora creato un file zip, selezionare il file che si desidera allegare e fare clic destro. Sotto il comando di utilità zip, selezionare "zip e-mail." Si creerà un file zip e inserirla nella e-mail.