programmi software e-mail di archiviazione e server archiviare e comprimere i messaggi di posta elettronica più anziani a fini di stoccaggio. Ci sono quattro principali vantaggi di utilizzare uno di questi programmi. strutture Email archivio offrire spazio di archiviazione aggiuntivo, hanno funzioni organizzative, sono sicuri e proteggere contro i danni tecnologica. La perdita dei dati contenuti in messaggi di posta elettronica archiviati può essere evitata scegliendo di implementare un metodo di e-mail di archiviazione.

Capacità di memoria

server e programmi di archiviazione e-mail hanno un gran lunga maggiore quantità di storage di molti programmi di posta elettronica gratuito. Avendo bisogno di più spazio di archiviazione e-mail è probabilmente la ragione principale per richiedere un programma di archiviazione o server separato. La capacità di carico di lavoro e lo spazio per ampie vecchie email possono influenzare negativamente la velocità con browser e computer operano. E 'anche più conveniente per rimuovere le email più vecchie a un altro server o di comprimerli in un programma di posta elettronica di archiviazione. Meno spazio necessario per le email in corso richiede meno soldi per mantenere.

Organizzazione

E-mail programmi d'archivio spesso hanno una vasta built-in caratteristiche organizzative e capacità di funzione di ricerca. Queste caratteristiche includono le cartelle, ricerca di parole chiave, struttura ad albero, organizzazione gerarchica e la possibilità di archiviare le email da qualsiasi numero di modi. Più programmi di archiviazione avanzata possono ordinare automaticamente le email non appena si sono aggiunti, o e-mail possono essere ordinati manualmente l'archivista. Un archivio organizzato riduce il tempo trascorso e la frustrazione la ricerca attraverso migliaia di vecchie email.

Sicurezza

messaggi di posta elettronica più grandi possono contenere informazioni pertinenti e importanti che devono essere conservati in modo sicuro. programmi di archiviazione e-mail e server possono avere una protezione integrata contro gli spammer e hacker. Le email sono la comunicazione standard per le aziende e richiedono protezione, in modo conforme con il programma di fidelizzazione di posta elettronica di un'azienda è fatta più semplice utilizzando programmi di archiviazione sicuri.

Protezione danni

danni tecnologica può essere devastante per gli individui e le imprese. Mentre la sicurezza è standard in molti programmi e-mail d'archivio e server, ulteriore protezione è necessaria contro altre forme di danno. computer si blocca, acqua, fuoco e altri disastri possono spazzare via anni di messaggi di posta elettronica salvati. Email di archiviazione e-mail server dei negozi al di fuori dei server utilizzati regolarmente. I messaggi di posta elettronica archiviati possono essere tenuti in una posizione off-site, separata dalle email attuali. Quindi, se una violazione di protezione si verifica, non saranno interessati i messaggi di posta elettronica archiviati.