Cause di duplicati in QuickBooks

May 25

Cause di duplicati in QuickBooks


I duplicati possono causare imprecisioni di comunicazione, e pagamenti in eccesso non corretti per i vostri fornitori. Se il fornitore cattura l'errore, si deve spendere tempo a comunicare l'errore di voi e si deve spendere tempo a correggere l'errore. metodi di contabilità coerenti combinati con QuickBooks capacità di rilevare i record duplicati e avverte l'utente in grado di eliminare gli inconvenienti causati da duplicati.

Nessun riferimento numero inserito sulla bolletta

La causa principale di voci duplicate disegno di legge sta trascurando per entrare nel disegno di legge di identificazione o il numero della fattura sul "Rif. No." riga nella finestra "Enter Bills" in QuickBooks. Il "Ref. No." la linea è ciò che QuickBooks controlla i duplicati. QuickBooks vi avviserà se si inserisce lo stesso numero su questa linea per due disegni di legge per lo stesso fornitore.

Stamping "Entrata" su qualsiasi documento cartaceo dopo aver inserito le informazioni da esso in QuickBooks è un modo semplice per assicurare che non tentare di inserire le informazioni in QuickBooks due volte.

I numeri di riferimento incoerenti

Un obiettivo primario di inserire un numero di riferimento in QuickBooks per ogni fattura deve attivare l'avviso duplicato quando si entra in un disegno di legge duplicato. Questo non accadrà se si immette i numeri di riferimento in modo incoerente. Quando si entra in un disegno di legge che non contiene un numero di riferimento o una fattura, è necessario essere coerenti nel modo in cui si crea il numero di riferimento per quella fattura. Una pratica standard è quello di utilizzare la data del disegno di legge. Il formato della data deve essere coerente. Ad esempio, se si utilizzano due cifre per l'anno, senza mai utilizzare quattro cifre per l'anno nel "Ref. No." campo. Nel caso di più fatture con la stessa data, aggiungere una lettera alla data e scrivere il numero creato per il progetto di legge sulla copia cartacea della fattura.

errori di ortografia

Se si sbaglia l'ortografia di una società o il nome del cliente quando si entra in un nuovo account, non si può trovare il suo conto la prossima volta che è necessario creare una transazione per lei. Sarà quindi involontariamente creare un account duplicato per il cliente o la società.

Le aziende che utilizzano un DBA o amministratori di database multipli

Le aziende che utilizzano DBA (fare affari come) i nomi che sono diversi dal nome della società può causare contabilità confusione. Senza una comunicazione chiara, è possibile creare un account utilizzando il nome della società e un account duplicato utilizzando il nome dba della società. La pratica standard è di nominare l'account utilizzando il nome della società. In questo modo coerente impedirà la tua creazione di account multipli per una società. Il "Nome cliente" e "Bill" da richiamare sono tutti i campi separati nella schermata "Modifica Cliente". È possibile utilizzare il nome della società per il nome dell'account e ancora inviare il disegno di legge utilizzando un nome DBA.

Norme incoerente se si inseriscono nomi conto

Quando si entra in conti dei clienti, utilizzare un metodo uniforme di entrare nomi di società e singoli per garantire che non si creerà account duplicati. Per i nomi dei clienti, decidere di inserirli in modo coerente sia prima il nome o il cognome prima e decidere se includere o meno le iniziali di mezzo. Per i nomi di società, decidere uno standard uniforme per l'inserimento dei nomi. Un metodo che può impedire i duplicati è quello di inserire i nomi di società il modo in cui appaiono su ogni corrispondenza con la carta intestata di ricevere da parte della società.


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