Email offre un metodo così rapido e conveniente di comunicazione, spesso scrivere in stile colloquiale. Anche se le conversazioni tra amici possono certamente adottare un tono informale, e-mail professionale deve essere formale. Quando si comunica con potenziali clienti, i datori di lavoro o clienti, e-mail può servire come unica rappresentazione di se stessi o la vostra attività. Per garantire una buona impressione, è necessario osservare alcune semplici linee guida.

istruzione

1 Indirizzo l'e-mail direttamente alla persona. Evitare di entrare in una lunga serie di indirizzi e-mail sul "A" o la linea "CC", che dà l'impressione di un impersonale, bulk-mail. Se è necessario mantenere terzi nel loop, inserire gli indirizzi e-mail nel link "BCC", che nasconde gli indirizzi.

2 Inserisci una breve descrizione significativa nella riga "Oggetto". Lasciando vuoto o l'aggiunta di testo generico è poco professionale. Questa descrizione dovrebbe dare al lettore un breve riassunto della mail. A titolo di esempio, "Incontro confermato per 03:00" dà l'abbondanza destinatario di informazioni in una breve descrizione. Si possono elaborare i dettagli nel corpo dell'e-mail.

3 Aggiungere un saluto formale, come "Caro signor Smith." Evitare di essere troppo familiare, come ad esempio iniziando l'e-mail con "Hey Bob."

4 Identificare te stesso, se il destinatario non è immediatamente si riconosce dal proprio nome e l'indirizzo e-mail. Non fare il rotolo destinatario verso il basso per leggere la firma prima di continuare l'e-mail. Ad esempio, scrivere "Questo è John Smith da parte della Società Widget, Inc. È ci ha contattato tramite il nostro strumento di feedback online su modello # 1234 ..."

5 Usare la punteggiatura corretta, la grammatica, la capitalizzazione e l'ortografia. Posizionare gli spazi tra i paragrafi per una più facile leggibilità. Evitare l'uso di tutte le protezioni, acronimi colloquiale, come "lol" o "secondo me," e paragrafi troppo lunghi. Mantenere le informazioni più conciso possibile.

6 Includere una firma, con le informazioni di contatto appropriate e un'associazione di imprese. Si può finire l'e-mail con:

John Smith, CEO

Widget Company, Inc.

123 Widget corsia

Qualsiasi Città, NY 10001

(555) 555-5555 (ufficio)

(555) 555-6666 (mobile)

7 Correggi l'e-mail prima di inviarlo. Accertarsi che non vi siano errori di ortografia, errori grammaticali o informazioni errate.

Consigli e avvertenze

• Se questa e-mail è in risposta alle e-mail di un cliente, rispondere prontamente. E 'poco professionale per rendere qualcuno attendere una settimana prima di ricevere una risposta.