February 19
Un business & # 039; i documenti possono essere persi, accidentalmente distrutte o diventano altrimenti inaccessibili in un momento critico. Ci sono molte soluzioni software di gestione dei documenti disponibili che aiutano a eliminare i problemi tenere traccia dei documenti. Conoscere quale sia la soluzione giusta per voi richiede l'apprendimento delle funzionalità offerte dai sistemi disponibili.
OpenDocMan è un sistema di gestione dei documenti libero open-source che viene utilizzato tramite un browser web. Aggiunta o modifica le caratteristiche non è difficile, come OpenDocMan è sviluppato in PHP, un linguaggio di scripting cross-platform che non ha bisogno di essere compilato o richiedere uno specifico sistema operativo. Questo è utile per le aziende che gestiscono le macchine basate su Unix. OpenDocMan tiene traccia delle storie di revisione, che consente di annullare le modifiche se si verifica un problema. I file vengono controllati dentro e fuori il sistema per impedire agli utenti di sovrascrivere accidentalmente ogni altri & # 039; i cambiamenti. L'accesso è controllato attraverso una serie di autorizzazioni che possono concedere l'accesso per visualizzare, leggere, modificare o somministrare un file. C'è anche una categoria "proibito" che blocca i gruppi di utenti di vedere un particolare documento.
OpenKM è un software di gestione dei documenti open-source che è stato progettato per soddisfare le esigenze di entrambe le aziende piccole e grandi. Anche se è open source, non è libero. Il software del server è programmato in Java, permettendo così di essere eseguito su tutti i principali sistemi operativi. I documenti memorizzati nel sistema sono disponibili tramite la maggior parte dei browser web tradizionali e WebDAV. Non vi è alcuna necessità di installare software sul lato client, eliminando i problemi di compatibilità della piattaforma che possono sorgere con altri sistemi di gestione dei documenti. I file possono essere importati nel sistema tramite uno scanner. riconoscimento ottico dei caratteri può essere utilizzato per estrarre il testo, piuttosto che semplicemente avere un file di immagine che non contiene dati ricercabili. La funzione di controllo di revisione incorporato registra modifiche documenti sono controllati in e fuori dal sistema. meccanismi di sicurezza offrono una grande flessibilità e controllo sulle modalità con cui ogni utente può accedere ai documenti. Questi meccanismi comprendono i permessi degli utenti, ruoli di accesso, SSL e un elenco di controllo di accesso.
DigitalDrawer & # 039; s motto è "La chiave per l'ufficio senza carta". Esso fornisce funzionalità quali evidenziazione e uno strumento indicatore per annotare i documenti. Ciò consente di memorizzare i documenti in formato elettronico, senza perdere i benefici che copie fisiche in grado di fornire. Il software dispone anche di un sistema di controllo di versione, che consente di tenere traccia delle modifiche e ripristinare versioni precedenti quando necessario. I documenti originali possono essere importati direttamente da uno scanner se lo si desidera. Una volta nel sistema, tutto viene registrato e tracciabile. Un sistema di permessi è previsto, permettendo tutto per rimanere protetti.