Microsoft Excel è un foglio di calcolo che permette agli utenti di gestire, organizzare e manipolare una varietà di dati. In particolare, è possibile utilizzare Excel per creare mailing list. Questa è una caratteristica particolarmente utile per le piccole imprese che potrebbero voler inviare una lettera promozionale di massa o e-mail o per le persone che hanno bisogno di pubblicizzare una riunione o una funzione simile. Non solo siete pronti a inviare lettere fuori a tutti i tuoi clienti, è anche possibile Targeting per località o di qualsiasi altro dato che avete nella vostra mailing list.

istruzione

1 Determinare quali campi devono essere inclusi nella vostra mailing list. Oltre al nome, numero di telefono e indirizzo, è una buona idea includere indirizzi e-mail, data dell'ultimo ordine e una colonna note, che è possibile utilizzare per includere informazioni pertinenti, quali i compleanni. Ad esempio, se si possiede un ristorante, e si desidera inviare avvisi di compleanno ai clienti e si conoscono i loro compleanni, è possibile creare una colonna "compleanni" e inviare saluti o coupon. La "Data di Last Order" colonna è un modo particolarmente utile per individuare i clienti che non avete visitato di recente e inviare loro una nota amichevole ricordando loro che si dimentica il loro patrocinio.

2 Aprire un foglio di calcolo Excel cliccando sull'icona "Start" e quindi "Tutti i programmi" e poi "Microsoft Office".

3 Crea le intestazioni delle colonne, a partire da cellule 1. Includere intestazioni per "Nome", "Cognome", "Indirizzo", "City", "Stato", "CAP", "numero di telefono", "Indirizzo e-mail, "e" Note "in colonne A1, B1, C1, D1, E1, F1, G1, H1 e I1, rispettivamente. Separare ogni componente dell'indirizzo che consente la possibilità di cercare in seguito per i clienti o gli individui per città o stato, che potrebbe essere particolarmente utile per le promozioni o eventi. Ad esempio, se si è un ente di beneficenza che visita diverse città per le raccolte di beneficenza, si dovrebbe inviare i memo a quegli individui situati nella città in questione per informarli delle date di prelievo e luoghi specifici per la loro città.

4 Congelare la riga superiore cliccando su "Visualizza" nella barra degli strumenti e selezionando "Blocca riquadri." Selezionare "Freeze riga superiore." Questo vi permetterà di visualizzare i titoli delle colonne quando si scorre i dati.

5 Raccogliere i dati e iniziare a importare nel vostro foglio di calcolo.

6 Ordina attraverso i dati, se necessario, e informazioni specifiche unico fuori, come la città. Evidenziare l'intero foglio di lavoro e fare clic sul pulsante "Ordina e filtra" che si trova sotto la scheda "Home" sulla barra degli strumenti di Excel. Clicca su "Ordinamento personalizzato" e selezionare la colonna che si desidera ordinare. Questo riallineare i dati in modo da poter estrarre informazioni specifiche.

7 Salvare il foglio di calcolo di Excel come una mailing list in una cartella facilmente riconoscibile.

Consigli e avvertenze

• Microsoft Word offre modelli per la creazione di etichette postali. Per accedere a questi, aprire un nuovo documento di Word e selezionare il modello di "etichette" e poi "Mailing e la spedizione." Da lì, è possibile selezionare un'etichetta per affari, vacanza o per uso domestico.
• Se si utilizza una mailing list per motivi di lavoro, si può essere in grado di estrarre i dati dal tuo sito web log o fogli di calcolo degli ordini dei clienti o database. Prima di inserire manualmente tutte le informazioni, in modo che non ci sia un modo più semplice per esportare le informazioni.