Con la comodità dei moderni PC, il casellario sta rapidamente diventando un anacronismo. Le aziende di tutto il mondo sono stati costantemente passando all'utilizzo di documenti elettronici per risparmiare sui costi della carta, ma anche di tagliare il disordine. Con l'ampia disponibilità di scanner per documenti, archiviazione elettronica dei documenti è più facile che mai.

istruzione

1 Scegliere un buon scanner per ridurre l'ingombro di carta. Si dovrebbe cercare uno scanner che è noto per la sua velocità, perché nessuno vuole passare ore scansione loro documenti importanti. Si consideri il numero di documenti che avete ora che necessitino di scansione, così come i documenti si esegue la scansione in futuro. Cercare uno scanner in grado di soddisfare un buon mix di valore e velocità.

2 documenti Designare da sottoporre a scansione. Scansione di ogni documento si dispone potrebbe non essere necessario nel perseguimento di ridurre l'ingombro di carta. Scegli documenti pertinenti che potrebbe essere necessario fare riferimento a più tardi. Elaborare un ordine di priorità e il piano per la scansione di documenti di priorità prima.

3 Scansione dei documenti per la conservazione. Aprire la superficie di scansione sullo scanner e stendere la superficie del documento contro di essa, immagine verso il basso. Chiudere il coperchio dello scanner e premere il pulsante di scansione per attivare lo scanner. Attendere il completamento della scansione prima di aprire il coperchio e scansionare un altro documento.

4 Creare un sistema di archiviazione per tenere traccia dei vostri documenti. Importante come ridurre l'ingombro di carta è di evitare l'ingombro del computer, come nessuno vuole avere a setacciare il loro computer per un documento importante di cui hanno bisogno. Classificare i documenti per mese e anno, nonché da categorie come finanziaria, personale, le tasse, le imprese e così via. Nome i tuoi file in modo chiaro e descrittivo per una facile localizzazione in seguito.

5 Sbarazzarsi dei documenti cartacei. A seconda della sensibilità delle informazioni presentate sui documenti, si dovrebbe impiegare diversi metodi di smaltimento per soddisfare la situazione. Considerare triturazione documenti sensibili finanziari, personali e altri. Strappo nella metà o semplicemente riciclare altri documenti meno importanti.

Consigli e avvertenze

• Molte stampanti per computer vengono integrati con uno scanner. Se hai bisogno di entrambi, considerare prendere due piccioni con una fava.
• proteggere sempre il computer con firewall e altre misure di sicurezza per proteggere le informazioni digitalizzata.