July 8
La scansione dei documenti diffusa ha creato nuove opportunità per la memorizzazione dei dati su computer e la condivisione di informazioni con le persone in locali lontani. Allo stesso tempo, si pone una serie di problemi che devono essere attentamente considerati da coloro responsabile della politica riproduzione di documenti. Alcune delle sfide poste sono tangibili e può essere visto nel brevissimo termine; altri sono immateriali e sono evidenti solo a lungo termine.
Scanning presenta un pericolo tangibile documenti fragili, che sono facilmente danneggiati nel processo di gestione e appiattimento sulle superfici di vetro di scanner. La scansione può anche danneggiare documenti fragili esponendoli a luce intensa, che è noto per essere dannoso per la carta. Secondo il Records Management Trust International: "L'azione migliore è quello di fare una copia master del documento originale e utilizzare tale copia per effettuare copie aggiuntive, invece di copiare più volte l'originale."
Molti scanner possono causare danni irreparabili alle spine di volumi rilegati, come i volumi più rilegati non possono essere posati senza subire danni. Alcuni scanner moderni consentono di volumi rilegati da sottoporre a scansione in una posizione a faccia in su e compensano per la pagina di curvatura, ma questi scanner sono costosi e non largamente usato. The US National Archives ha emesso un divieto totale sulla scansione dei volumi rilegati.
Quando si esegue la scansione di un documento raro e renderla disponibile su un sito web, si corre il rischio che qualcuno appropriarsi del file e di utilizzarlo per i propri scopi. Anche se il documento scansionato non viene reso disponibile su un sito web, il server su cui risiede può essere violato e il documento rubato. In entrambi i casi, la scansione espone la proprietà intellettuale al furto e abuso. Se l'immagine digitalizzata è su un sito web, è possibile aggiungere una filigrana digitale visibile (come "proprietà di XYZ Studios") per l'immagine. Una parola di cautela è in ordine: Un timbro proprietà che è digitale inserito in una immagine può essere rimosso digitalmente.
Come chiunque che ha scoperto un vecchio floppy disk e tentato senza successo di leggerlo sa, non vi è alcuna garanzia che l'hardware e il software per visualizzare il documento scansionato sarà disponibile in futuro. Questo problema, noto come "l'obsolescenza digitale", è stata oggetto di molte discussioni da bibliotecari e archivisti. La soluzione più ovvia è quella di aggiornare i file di ultima generazione di standard di archiviazione dei dati su una base continua.