March 16
Se avete bisogno di organizzare una grande quantità di dati in modo significativo, con un foglio di calcolo può essere di grande aiuto. Dopo aver organizzato i dati nel modo desiderato, è possibile visualizzare come grafici o tabelle per gli aiuti visivi nelle presentazioni. Hai anche il controllo completo su come i dati vengono visualizzati quando si stampano fuori. Utilizzare l'opzione "Anteprima di stampa" per mettere a punto come il foglio di calcolo viene visualizzato in fase di stampa.
Un foglio di calcolo è costituita da colonne etichettate con le lettere e le righe etichettati con i numeri. Ogni unità nel foglio di calcolo è chiamato un cellulare, e ogni cella si rivolge con le coordinate che provengono dalle informazioni colonna e riga, come "cella A3" o "G25 delle cellule." Usando questo layout di base, è possibile inserire e analizzare una grande quantità di dati, sia alfabetici e numerici. Fogli di calcolo vengono utilizzati principalmente nella manipolazione di una grande quantità di dati numerici, anche se alcune persone possono anche utilizzarle per altri scopi organizzativi di dati, come ad esempio tenere traccia delle informazioni di contatto per un grande gruppo.
Per inserire i dati in una cella, è sufficiente fare clic sulla cella una volta con il mouse, quindi iniziare a digitare. Vedrete i dati visualizzati durante la digitazione, proprio come si fa quando si utilizza un programma di elaborazione testi. Per passare alla cella successiva, è possibile fare clic sulla cella successiva con il mouse, o usare il tasto "Tab" sulla tastiera. Se si inserisce un sacco di dati nel foglio di calcolo, poi rendersi conto che si dovrebbe avere in dotazione una colonna in più o una riga, la maggior parte dei programmi di foglio elettronico vi permetterà di inserire una colonna o riga a volontà. È anche possibile eliminare colonne o righe, o semplicemente nasconderli se le informazioni saranno utili in seguito, ma non c'è bisogno di vederlo in questo momento.
Se hai utilizzato un programma di elaborazione testi prima, si ha familiarità con la formattazione del testo. Fogli di calcolo permettono di fare la stessa cosa con qualsiasi dato si entra in loro. Dal momento che lunghe file ininterrotte e colonne di dati possono essere fonte di confusione, è possibile utilizzare i colori dei font e colori di sfondo per attirare l'attenzione su diverse parti del foglio di calcolo. È inoltre possibile modificare i font, le dimensioni del testo, e utilizzare il testo in grassetto, corsivo o sottolineato per rendere il vostro punto. In alcune occasioni, può risultare utile per unire insieme le cellule. Ad esempio, se si dispone di un grande tavolo di figure di aggiungere insieme, si potrebbe desiderare le celle in fondo di essere una singola cella che dice "TOTAL" in grassetto.
Entrando i dati in un foglio di calcolo aiuta a tenerlo organizzato. Fogli di calcolo possono fare equazioni matematiche per voi pure. Come semplice esempio, pensa al tuo libretto degli assegni. È possibile digitare tutte le informazioni in un foglio di calcolo che normalmente scrivere nel vostro libretto degli assegni: una colonna per il nome della spesa, la quantità di denaro aggiunto o sottratto dal tuo account e un totale parziale di ciò che è nel tuo conto corrente. Utilizzando una semplice formula "SUM" nella parte inferiore del foglio di calcolo, tutto ciò che dovete fare è digitare una voce per ogni carta di credito o di debito, e la cellula "somma" non mancherà di tenere un conteggio di esattamente ciò che è nel tuo conto corrente. Le formule si basano sulle coordinate di celle che si sta utilizzando per la fornitura di dati. Ad esempio, per scrivere una formula "somma" per i contenuti di colonna D, digitare "= SUM (D1: D6)" o comunque molti cellule hai digitato i dati in colonna D. Non importa quanto i dati in quelle cellule modifiche , la cella che hai digitato la formula visualizzerà l'importo corretto. Questo è il bello di formule, e gran parte della bellezza dei fogli di calcolo.