July 2
Microsoft Word 2007 misura la leggibilità di un documento in due modi. Il test Facilità Flesch Reading fornisce un punteggio compreso tra 1 e 100: un numero basso è correlato alla bassa leggibilità e un numero elevato indica una facile lettura. Il punteggio Flesch-Kincaid stima il più alto livello di grado elementare, in cui gli studenti possono leggere il documento con facilità. Entrambi i test utilizzano lunghezze frase e parola per calcolare i loro punteggi. Troppa la leggibilità rende un documento sembrare semplicistico o infantile; troppo poco leggibilità, d'altra parte, oscura comunicazione e rende un documento suono roboante. Spara per una via di mezzo: un documento comprensibile professionale.
1 Dividere alcune frasi lunghe in due o più frasi. Se una frase contiene due idee distinte, per esempio, dividere in due frasi distinte. Prova a controllare la punteggiatura delle frasi lunghe per determinare se li si potrebbe dividere: Cercare una pausa nel mezzo di una frase, come ad esempio una virgola, un trattino, o di una virgola e una congiunzione.
2 Accorciare frasi semplificando la struttura della frase. Per comunicare un'idea in modo conciso, scrivere in una voce attiva diretta. Inizia con il soggetto della frase e poi descrivere l'azione principale. Utilizzare possessivi invece di frasi genitivo; concentrarsi su verbi al posto dei nomi; usare semplice grammatica. Non ripetere le tue idee e non spiegano inutilmente. Eliminare le frasi verboso che in realtà non comunicano alcun contenuto, come ad esempio "al fine di". Utilizzare una parola specifica invece di una frase descrittiva e concentrarsi su verbi invece di sostantivi. Ad esempio, non scrivere, "Il fatto della questione è, le idee dei nostri dipendenti sono importanti per noi, perché ci preoccupiamo per loro." Invece, scrivono: "Abbiamo a cuore le idee dei nostri dipendenti."
3 Usare le parole più corte fintanto che ancora comunicare il messaggio in modo corretto. Cercare gergo del settore, parole complesse, le parole che poche persone conoscono e parole che suonano impressionante o inusuali. Sostituire ogni parola inutilmente lungo o una frase complessa con una parola più semplice, più corta. Ad esempio, non scrivere, "Utilizzo dedizione mentale migliora la capacità di superare i normalità della vostra performance." Invece, scrivere, "Focus sul lavoro per migliorare i risultati."
4 Focus su esprimere le vostre idee in modo chiaro, diretto e semplice per tutto l'intero documento. Ricordate, l'obiettivo principale è quello di comunicare in modo efficace ed i lettori potrebbero mancare il messaggio se è oscurata per lingua prolisso.
5 Combinare frasi correlate per aumentare le lunghezze di frase. Se due frasi descrivono diversi aspetti della stessa idea, o azioni differenti che appartengono alla stessa sequenza, quindi combinarli. È possibile collegare frasi distinte con l'aggiunta di un punto e virgola, un trattino, o di una virgola e una congiunzione, oppure è possibile combinare le loro idee in una frase sola parte più a lungo.
6 Descrivi le tue idee a fondo per espandere la lunghezza frase. Non, però, aggiungere parole inutili, frasi che in realtà non dice nulla, o la ripetizione che non migliora la chiarezza. Invece, concentrarsi su comunicando in modo chiaro da spiegare le cose con precisione e in profondità.
7 Usa parole specifiche al posto di quelli più brevi, più generali. Lascia brevi, parole chiare da solo, ma cercare le parole che sono generici, vaghi, giovanile o lo slang. Sostituire le parole con le parole più lunghe che sono forti, chiaro, preciso e professionale. Ad esempio, non scrivere, "lavorare sodo, fare un buon lavoro e di essere gentile con gli altri." Invece, scrivere, "Focus on le attività, lavorare diligentemente e con attenzione, e trattare i colleghi con rispetto e gentilezza."
8 Esprimi le tue idee a fondo e, in particolare durante l'intero documento. Migliorare le parti deboli, semplicistiche o poco chiari. Ricordate, l'obiettivo principale è quello di comunicare in modo efficace, e i tuoi lettori potrebbero fraintendere il messaggio se non si presenti completamente.