Come impostare Payroll in Microsoft Access

May 23

Come impostare Payroll in Microsoft Access


Microsoft Access porta un database con "lingua di ricerca-query" (SQL) per le piccole imprese. La sua flessibilità e caratteristiche offrono un sacco di potenza di calcolo per un datore di lavoro. Impostazione di buste paga in Microsoft Access è un buon strumento per tenere traccia record dei dipendenti. La creazione di un sistema di libro paga completo della retribuzione lorda, detrazioni, e il dipendente retribuzione netta è richiede un sofisticato programmatore di database. Un datore di lavoro con intermedio di avanzate capacità di accesso possono istituire un sistema di registrazione del libro paga.

istruzione

1 Nome e creare un nuovo database dal comando "Nuovo" nella scheda "File". Selezionare la scheda "Home", e una nuova tabella viene aperta. Passare a "Visualizzazione Struttura".

2 Inserire il nome della "chiave primaria" nella colonna "Nome campo" sulla riga 1. "ID" è il default con un "contatore" nella colonna "Tipo di dati". Questo può essere mantenuto o modificato in un altro identificatore univoco del record, come ad esempio un numero di ID dipendente o numero di previdenza sociale. Il "Tipo di dati" può essere mantenuto come un "contatore", o cambiato in un inserimento manuale, fino a quando la proprietà "indicizzato" è impostato su "Sì (duplicati non ammessi)."

3 Creare campi per tutte le informazioni richieste dai nuovi dipendenti. Ciò comprende:

Nome e cognome, le iniziali oi nomi di mezzo, se lo si desidera

indirizzi di casa e indirizzi postali

Lavoro, casa e numeri di cellulare

Numero di deduzioni per ritenuta fiscale sul reddito federale e statale

Numero di Social Security

Licenza o altro stato il numero di identificazione del conducente

Una casella di controllo per garantire che "la prova di lavoro" ammissibilità è stata verificata

Una casella di testo per registrare i documenti verificate

occupazione ufficiale data di inizio

Ufficiale data di cessazione del lavoro (da compilare in cui il dipendente lascia)

Salario

titolo di lavoro e altre informazioni come desiderato dal datore di lavoro

Curriculum e le applicazioni possono essere digitalizzati e fissati al record, se lo si desidera

4 Assegnare il tipo di dati per ogni campo impostare le proprietà necessarie per formattare i numeri, definire il numero di caratteri consentiti in un campo e determinare se i dati devono essere indicizzati. In costruzione di un database, è anche prudente aggiungere una descrizione campo che definisce il suo scopo, un'azione per fare jogging memoria più tardi, quando il database deve essere modificato o rivisto.

5 Salvare la tabella, chiamandolo "Dipendenti" o altro nome della tabella significativo.

6 Selezionare la scheda "Crea" e cliccare sul pulsante "Form" nel gruppo "Form". Aggiungere tutti o alcuni campi per la forma e salvarlo. proprietà del campo Formato per abbinare le proprietà della tabella. Salvarlo ancora una volta prima di tornare a "vista modulo" sul pulsante "Visualizza" della scheda "Home". Utilizza il modulo per l'inserimento dei dati.

7 Selezionare la scheda "Crea" e cliccare sul pulsante "Report" nel gruppo "Report". Aggiungere tutti o alcuni dei campi e quindi passare alla visualizzazione "Layout". Modificare la larghezza delle colonne e dei campi di formato e le etichette. Modificare font, colori o selezionare un disegno pre-formattato dalla casella a discesa "Design". Salvare il report. Il modello di rapporto vi permetterà di stampare i rapporti sui salari.

8 Crittografare il database per la sicurezza. Chiudere il database riaprirlo in modalità esclusiva con la freccia verso il basso sul pulsante "Apri file" della finestra "Apri" e selezionando "Apri esclusivo." Fare clic sulla scheda "File", selezionare il comando Info, e poi cliccare su "Encrypt con password" nel riquadro "Info". Quando viene visualizzata la finestra di dialogo "Imposta password database", impostare una password e digitare una seconda volta per la verifica. Fare clic su OK. La prossima volta che si apre il database, verrà richiesta la password. Digitare la password nella casella Password, digitare nuovamente nella casella Verifica, e quindi fare clic su OK.

Consigli e avvertenze

  • Le password complesse sono un minimo di otto caratteri e comprendono numeri, lettere maiuscole e minuscole, e un carattere speciale, come ad esempio "!" o "&."
  • Utilizzare le proprietà "Caption" per dare campi nomi delle lingue pianura. Cambiare il nome del campo "Nome" per "Nome" sembra più professionale sui rapporti.
  • Ci sono pacchetti software paghe on-line e off-the-shelf che gestiscono carte di tempo e stipendio calcoli. Per farlo in Access richiede estremamente sofisticata capacità di programmazione e di comprensione al di là del contenuto di un articolo di sintesi.
  • Per calcolare TimeCard e del libro paga deduzioni, ci sono molti accessibili proprietario e off-the-shelf soluzioni piccole imprese bookkeeper; nella maggior parte dei casi questi saranno molto più facile da usare e richiedono meno tempo per impostare di fare il proprio database di calcoli sui salari.