L'invio di mailing di massa può sembrare un compito arduo - immissione manuale delle informazioni sulle etichette degli indirizzi e lettere può richiedere ore. Gli utenti di Microsoft Word possono semplificare il processo utilizzando la funzione di stampa unione, che permette ai dati di un foglio di calcolo o elenco di contatti da inserire automaticamente in un'etichetta o una lettera. La creazione di una stampa unione può prendere un paio di tentativi per ottenere agio con, ma il processo è in realtà abbastanza indolore.

istruzione

1 Aprire Microsoft Word sul computer e creare un nuovo documento. Inserire le informazioni che rimarrà lo stesso su ciascuno dei documenti uniti. Ad esempio, se si sta inviando lettere ai potenziali clienti, si dovrebbe compilare l'indirizzo di ritorno, corpo della lettera e la firma.

2 Vai alla scheda "Lettere" e scegliere "Seleziona destinatari" dal gruppo "Inizia stampa unione". Scegli i tuoi destinatari da un elenco di contatti in Outlook, o un'altra fonte di dati. Ad esempio, se si dispone di un foglio di calcolo di Microsoft Excel con i nomi e gli indirizzi dei contatti, è necessario utilizzare il file come origine dati. Assicurarsi che l'origine dati ha intestazioni sopra ogni tipo di informazione - per esempio, nome, cognome, via, ecc È inoltre possibile scegliere di creare una nuova origine dati in Word e inserire manualmente tutti i dati.

3 Mettere i campi di unione nel documento. Fare clic con il mouse dove si desidera iniziare l'inserimento di informazioni e poi andare a "Inserisci campo unione" nella "scheda Lettere". Le intestazioni che avete usato in origine dati vengono visualizzati in un elenco, e si possono selezionare cliccando su di essi. Una volta che il primo campo di fusione è a posto, tornare alla lista e selezionare quello successivo, e così via. Ad esempio, per creare un saluto in una stampa unione è possibile selezionare "Titolo" e poi "Nome" e poi "Cognome" per creare una stampa che appare come "Mr. John Smith". I campi di fusione appariranno come le intestazioni, come << Titolo >>.

4 Fare clic sull'icona "Anteprima Risultato" nella scheda "indirizzi" per vedere che cosa i risultati finali sarà simile. Word vi mostrerà la prima unione, e si può scorrere altri documenti uniti utilizzando le frecce accanto a "Anteprima dei risultati."

5 Selezionare "Fine & Merge" dal gruppo "Fine" e scegliere "Stampa".

Consigli e avvertenze

• Assicurarsi di salvare sia il documento principale e la fonte dei dati dopo la stampa per un utilizzo futuro.