È possibile creare lettere tipo in Microsoft Word utilizzando una stampa unione. Una stampa unione prende record da una fonte di dati, come ad esempio un foglio di calcolo Excel o un elenco di contatti di Outlook, e fonde i dati in una lettera. La lettera modulo è lo stesso per tutti i destinatari, ad eccezione dei campi di stampa unione. I campi visualizzano le informazioni dalla lista dei dati. Utilizzare la funzione di stampa unione per creare lettere, etichette o buste, e anche e-mail di massa.

istruzione

1 Impostare il documento principale su un nuovo documento vuoto in Microsoft Word. Selezionare "Inizia stampa unione" nella scheda Mailing nel gruppo Inizia stampa unione. Selezionare "Lettera" dal Inizia stampa unione menu a discesa.

2 Collegare la lettera modulo per l'origine dei dati cliccando su "Seleziona destinatari" nella scheda List nel gruppo Inizia stampa unione. Scegliere "Usa i contatti di Outlook" per connettersi al vostro elenco di contatti di Outlook, "Usa esistenti Data Source" per connettersi a un Excel o database di Access o "Creare un nuovo file di dati in una parola" per digitare una nuova fonte di dati. Fai clic su "andare al passo successivo."

3 Affina la lista dei destinatari se è necessario scegliere chi riceverà la lettera tipo. Se tutti riceveranno la lettera di modulo, basta selezionare "Andare al passaggio successivo." In caso contrario, selezionare "Filtro" nella "Limita destinatario", quindi selezionare i destinatari e fare clic su "andare al passaggio successivo."

4 Impostare il documento principale digitando la lettera modulo. Aggiungere campi di stampa unione selezionando "Block Address", "saluto Line" o "Inserisci campi unione" nella scheda Mailing nella scrittura e di gruppo Inserisci. Per inserire singoli campi unione, selezionare i campi necessari dalla zona "Campi" sull'inserto finestra di campi di fusione. Fai clic su "Inserisci" e poi "Chiudi".

5 In anteprima la stampa unione selezionando "Anteprima Risultati" sulla scheda Lettere nel gruppo Risultati Preview. Fai clic su "Record successivo" o "Record Precedente" nel gruppo di risultati di anteprima alla pagina attraverso i risultati di posta elettronica di unione.

6 Completare la stampa unione con "Fine & Merge" sulla scheda Lettere nel gruppo Fine. Scegliere "Stampa Documenti" o "Invia messaggio di posta elettronica."

Consigli e avvertenze

• È possibile collegare fonti di dati diverse di Outlook, Word, Excel e Access. Questi includono un singolo file tabella HTML, un collegamento oggetto e l'incorporamento di dati (OLE), e un semplice file di testo che è delimitato da virgole con singoli record separati da un segno di paragrafo.
• Un blocco di indirizzi include il ricevitore nome, indirizzo, città, stato e codice di avviamento postale disposti come un indirizzo su una busta.
• Inserimento di una linea di saluto apre una schermata che vi chiede di scegliere un saluto, come "caro" o "A", così come formato nome.
• È possibile inserire tutti i campi unione in una sola volta e quindi spostarli nella posizione desiderata in forma, o inserire i campi uno alla volta durante la digitazione.