Un allegato di grandi dimensioni può superare i limiti di un server di posta elettronica. Dividendo e l'organizzazione di un file di grandi dimensioni in sezioni che possono essere inviati separatamente fornisce una soluzione per ottenere il contenuto al destinatario. Perché le presentazioni di PowerPoint sono composti da diapositive, è possibile creare sottoinsiemi di diapositive e salvarli sotto nomi di file sequenziali. Il destinatario può poi compilare questi file in sequenza per ricreare la presentazione originale.

istruzione

Segmento una grande presentazione di PowerPoint

1 Fare clic per selezionare il file PowerPoint desiderato. Tasto destro del mouse e selezionare "Proprietà" per vedere le dimensioni del file.

2 Determinare il numero di sezioni del file deve essere suddiviso in per le email. (Molti server limitano i file allegati a 5 MB o meno). Per esempio, se il file è di 22 MB, allora dovrebbe essere diviso in cinque sezioni per la posta elettronica.

3 Aprire il file PowerPoint desiderato e selezionare "diapositive" sotto "Visualizza" nella barra dei menu in alto. Dividere il numero totale di diapositive nel numero desiderato di sezioni. Ad esempio, per una presentazione 22-MB contenente 35 diapositive, ciascuna delle cinque sezioni conterrebbe sette diapositive.

4 Tenere premuto il tasto "Shift", selezionare la diapositiva dopo l'ultima diapositiva nel primo gruppo, e quindi selezionare l'ultima diapositiva nella presentazione. Rilasciare tutti i tasti e quindi premere il tasto "Cancella".

Ad esempio, nel ponte 35-slide, diapositive da 8 a 35 sarebbero selezionare e poi cancellare, lasciando le diapositive da 1 a 7.

5 Selezionare "Salva con nome" sotto "File" nella barra dei menu in alto. Digitare il nome del file desiderato e quindi digitare "1" per indicare la sezione. Fare clic sul pulsante "Salva".

Ad esempio, il nome del file per la prima sezione sarebbe "example1.ppt."

6 Aprire il file PowerPoint originale e selezionare le diapositive già memorizzati nelle sezioni precedenti. Eliminare queste diapositive. Ad esempio, per la sezione 2, selezionare le diapositive da 1 a 7 per eliminare, perché questi sono in example1.ppt.

Tenere premuto il tasto "Shift", selezionare la diapositiva dopo l'ultima diapositiva nel secondo gruppo, quindi selezionare l'ultima diapositiva nella presentazione. Premere il tasto Canc. Ad esempio, poiché ogni sezione contiene sette diapositive, diapositive 8-35 sarebbero selezionati e quindi eliminato girone a due.

Selezionare "Salva con nome" sotto "File" e digitare il nome del file desiderato seguito dal numero della sezione. Fare clic sul pulsante "Salva". Ad esempio, il nome di file per la seconda sezione contenente slitte 8 a 14 sarebbe "example2.ppt."

7 Ripetere il passaggio 6 per ogni sezione.

Compilare una presentazione di PowerPoint Da Sezioni

8 Scarica tutte le sezioni e aprire la prima sezione in PowerPoint.

9 Fare clic alla fine delle diapositive, selezionare "Insert" dalla barra dei menu in alto e poi scegliere "diapositive da file." Cercare il nome del file per la sezione successiva e quindi fare clic sul pulsante "Apri". "Fare clic sul pulsante" Inserisci tutti ".

10 Ripetere il passo 2 fino a quando le diapositive di tutte le sezioni sono compilati in una presentazione di PowerPoint. Selezionare "Salva con nome", digitare il nome del file desiderato e cliccare sul pulsante "Salva".

Consigli e avvertenze

• Se una qualsiasi delle sezioni contengono immagini collegate o clip video, scegliere "Pacchetto per CD" sotto "Salva con nome" per creare una cartella che contiene la presentazione di PowerPoint sezionato e file collegati.
• Per ridurre ulteriormente le dimensioni di un file di PowerPoint, o per le cartelle create tramite la funzione "Pacchetto per CD", comprimere i file cliccando col tasto destro e selezionando "Invia a" prima di scegliere "(compresso) file zip."
• Prima di compilare le sezioni in una presentazione, ricordate di espandere tutti i file zippati per accedere ai documenti.