Per la velocità e l'efficienza, molte aziende continuano record di inventario nei file del PC. Avendo inventario computerizzato trasmette diversi vantaggi, tra cui stock in tempo reale il monitoraggio, reporting accurato e legami automatici per ordine di elaborazione e di altri software correlato. Il file contiene tutte le informazioni necessarie per tenere traccia di componenti o prodotti finiti, comprese le descrizioni, le quantità, costi e dati di localizzazione.

dati descrittivi

Anche i file di inventario più semplici contengono informazioni che descrivono gli elementi che vengono monitorati. La descrizione può includere il nome della voce del, numero di modello, colore o altri dati. Oltre alla descrizione, il file di magazzino ha una breve campo contenente il numero di articolo o Stock Keeping Unit. Questo campo identifica in modo univoco l'articolo di magazzino ed è una parte essenziale di dati - file correlati come il movimento delle scorte e gli ordini dei clienti utilizzano il numero di articolo nei propri record di dati.

Prezzo, costo e quantità

Per un file di inventario per essere utile, deve tenere traccia delle informazioni una società ha bisogno per ogni elemento. Diverse aziende hanno esigenze differenti, ma la maggior parte dei prezzi di uso, i costi e quantità, in modo un record di inventario include questi dati. Un prezzo è l'importo in dollari per il quale si vende il prodotto, il costo è quanto la vostra azienda paga per esso, e la quantità è il numero che hai in mano. Queste informazioni possono essere elaborate, come molte aziende vendono grandi quantità e prezzo rompe offerta se il cliente acquista 10, 100 o 1000 di un articolo; Se la tua azienda funziona in questo modo, quindi aiuta ad avere un file di inventario con più campi di prezzo.

magazzino Sedi

Medie e grandi aziende tenere merce in diversi magazzini, quindi un file di inventario per un'organizzazione che dimensione include le informazioni di magazzino, di solito sotto forma di un breve numero di codice di testo o in un magazzino. Ogni record di inventario indica quale magazzini l'elemento viene mantenuto in, insieme alla quantità in quella posizione. Ad esempio, una società bicicletta può avere 100 verdi biciclette ragazzi al magazzino A e 75 della stessa moto in magazzino B. Mantenendo queste informazioni in un file, l'azienda può gestire in modo efficiente i propri livelli di inventario per ogni elemento.

data Informazioni

Un file di inventario può includere date, come ad esempio la data che l'articolo è stato introdotto dalla società, la più recente data di vendita e la data in cui si prevede nuove azioni se l'articolo è esaurito. Anche se sono meno critici per la funzione principale di un sistema di inventario date, si aggiunge alla utilità del file.

Tipo di file

Molto piccole imprese possono ottenere con file di inventario impostati come semplici file di testo o fogli di calcolo di Microsoft Excel. Questi sono facili da installare e fornire informazioni accurate, ma sono poveri a collegamento a software di produzione, sistemi di ordine di elaborazione o di altre applicazioni aziendali. Quando un'azienda diventa troppo grande per i file di inventario semplici, in genere si muove verso un sistema di database; il database, mentre più complicato creare, è veloce, flessibile e condivide i dati con qualsiasi numero di applicazioni correlate.