E 'facile da perdere un po' del vostro tempo prezioso costantemente controllare e-mail. L'invio di messaggi di posta elettronica possono anche prendere più tempo del necessario. Ci sono alcuni suggerimenti di organizzazione e di gestione del tempo e le scorciatoie che si possono fare per risparmiare tempo quando si lavora con la posta elettronica.

istruzione

1 Ricordate che non c'è bisogno di leggere ogni email appena si entra per la maggior parte delle persone la registrazione di posta elettronica aziendale può essere fatto tre volte nel corso della giornata:. Quando arrivano all'inizio del turno, prima o dopo il pranzo, e prima di lasciare il lavoro per il giorno. La vecchia regola la gestione del tempo per le inchieste di risposta è stato entro 24 ore, ma con i progressi tecnologici di oggi, entro la fine della giornata lavorativa o di ogni turno di lavoro è una pratica migliore.

2 Si consiglia di non lasciare che la tua casella di posta ottenere troppo pieno o di compensazione fuori si può prendere troppo tempo in futuro. Come si fa a mantenere chiara la posta in arrivo? Se l'e-mail richiede una risposta, non tenere le persone in attesa troppo a lungo per una risposta. Se non richiede una risposta decidere se è necessario mantenere l'e-mail o il cestino immediatamente. Pulire tua casella di posta regolarmente alla fine di ogni giornata. Se non si dispone di un lasso di tempo di set-up automatico per svuotare il cestino, si consiglia di svuotare fuori alla fine di ogni giorno pure.

3 Se vi trovate mass-mailing e-mail a un particolare gruppo o gruppo di uomini, spesso, poi mettere i loro indirizzi e-mail insieme a un ID di gruppo per fare completare il campo "A" per i messaggi in uscita più semplice e veloce.

4 Rendere le cartelle per il deposito di messaggi di posta elettronica che si desidera conservare per riferimento futuro. Avendo cartelle create per ogni progetto o squadra si è coinvolti con lo rende facile recuperare velocemente le comunicazioni importanti e li trasmette, se necessario. E 'anche facile da rimuovere rapidamente tutte le e-mail quando il progetto è completo o la squadra si scioglie semplicemente eliminando la cartella. Alcuni strumenti di posta elettronica anche consentire di avere email da particolari persone vanno direttamente nella cartella in modo da poter semplicemente verificare la presenza di elementi della cartella durante i periodi designate per lavorare su un progetto particolare.

5 Non solo è possibile impostare le cartelle, ma la maggior parte degli strumenti di posta elettronica consentono di filtrare e-mail in una specifica cartella in base al soggetto o al mittente. Per esempio, se si scopre che si ottiene un sacco di e-mail con le parole "pillola" o "farmacia" nel titolo e non hanno nulla a che fare con i farmaci per corrispondenza, è possibile filtrare le e-mail direttamente in una cartella designata come spazzatura o spam. Se il vostro strumento di e-mail filtra automaticamente messaggi di posta elettronica in una cartella spam o spazzatura, non imparare abbiate paura di buttare quelle e-mail nel cestino / riciclo da svuotare la cartella senza controllare il contenuto prima.

6 Se non si risponde a una e-mail il giorno in cui viene letta perché richiede pensiero intenso che al momento non hanno il tempo di dare, utilizzare la funzione di promemoria o tickler su e-mail con le scadenze in modo da non dimenticare di rispondere. Se l'e-mail non indica una data di scadenza, chiedere o essere proattivo cortese e lasciare che il mittente sapere quando avrebbero potuto aspettarsi una risposta ben ponderata. Se non si dispone della funzione di promemoria nel vostro strumento di e-mail, mettere sul vostro per fare la lista o un calendario con una nota della data di scadenza, data della richiesta e-mail originale, e il nome del mittente.

7 Infine, tenere presente che l'utilizzo di un'etichetta di comportamento e-mail potrebbe richiedere un po 'più di tempo per voi in anticipo durante la composizione di messaggi di posta elettronica, ma si può risparmiare tempo e confusione in seguito. Così, quando l'invio di e-mail aziendali, assicurarsi di seguire le regole di galateo e-mail professionali.

Consigli e avvertenze

• La gente in un lavoro di servizio al cliente o di supporto possono avere bisogno di controllare la posta elettronica ogni ora, come all'inizio di ogni ora, piuttosto che ogni minuto o solo 3 volte al giorno.