Se fate una mailing di massa, sia per motivi di lavoro o per una vacanza lettera famiglia, è possibile risparmiare un sacco di tempo e di energia effettuando una stampa unione in Microsoft Office. È possibile inserire l'intero elenco di indirizzi in un spreadsheeting utilizzando Microsoft Excel, e impostare la stampa unione in Word. Una stampa unione lavora per creare un foglio di etichette e inserire i dati della rubrica in ogni etichetta automaticamente, in modo da non dover digitare manualmente ogni etichetta.

istruzione

1 Impostare l'elenco di indirizzi in un foglio di lavoro di Excel. In Excel, inserire le intestazioni delle colonne appropriate nella prima riga di un foglio di lavoro vuoto, come ad esempio Nome, Cognome, Indirizzo 1, Indirizzo 2, Città, Stato, CAP. Sotto ogni intestazione di colonna, immettere la voce corrispondente per ogni persona nel vostro elenco di indirizzi. Sposta giù alla riga successiva e continuare ad aggiungere voci fino a quando hai completato l'elenco di indirizzi.

2 Definire il nome per l'elenco di indirizzi in modo sarete in grado di trovare facilmente quando si inizia la stampa unione. Fare clic e trascinare per selezionare tutte le celle fogli di lavoro. Fare clic sulla scheda "formule" in Excel. Nel gruppo "ha definito i nomi", fai clic su "Definisci nome." Inserite un nome per l'elenco di indirizzi che vi aiuterà a riconoscerlo. Fai clic su "OK".

3 Salvare il foglio di lavoro. Chiudere Microsoft Excel.

4 Aprire Microsoft Word per impostare le etichette per la stampa unione. Fare clic sulla scheda "indirizzi". Nel gruppo "Inizia stampa unione", fai clic su "Inizia stampa unione." Selezionare "Etichette". Nella finestra di dialogo "Opzioni etichette", selezionare il tipo di stampante che si intende utilizzare, il produttore dei vostri fogli di etichette e il numero di prodotto dei fogli di etichette (sulla confezione). Fai clic su "OK". Un nuovo documento si aprirà con le etichette personalizzate allestiti in una tabella.

5 Fare clic sul "pulsante Microsoft Office," e selezionare "Opzioni di Word". Fai clic su "Avanzate". In "Generale", selezionare "Conferma Formato file di conversione su Open." Fai clic su "OK". In questo modo facilitare il processo di collegare il vostro elenco di indirizzi per la stampa unione.

6 Fare di nuovo clic sulla scheda "indirizzi". Nel gruppo "Inizia stampa unione", fai clic su "Seleziona destinatari." Selezionare "Usa elenco esistente." Scegliere il foglio di lavoro Excel creato nella finestra di dialogo. Fare doppio clic sul file. Nella finestra di dialogo successiva, selezionare "MS fogli di lavoro Excel tramite DDE (* .xls)." Fai clic su "OK". Selezionare il foglio di lavoro che si desidera unire. Fai clic su "OK". Le etichette sono ora collegati alla lista di indirizzi.

7 Aggiungere segnaposti alle etichette, in modo da Word sa dove posizionare le voci di indirizzo collegate. Ogni segnaposto, conosciuto come un campo di stampa unione, sarà conforme a una voce sulla vostra lista di indirizzi. Nella scheda "Lettere", nel gruppo "Write & Insert Fields", fai clic su "Corrispondenza campi." Utilizzare questa finestra di dialogo per abbinare gli elementi di un indirizzo per le intestazioni delle colonne dal file di Excel. Selezionare da un elenco a discesa sulla destra che corrisponde l'intestazione di colonna corrispondente dal file. Solo selezionare gli elementi che si desidera includere in ogni etichetta.

8 Inserire i campi di stampa unione facendo clic nel documento di etichette in cui si desidera inserire il primo campo. Nella "Write & Insert Fields" di gruppo, fare clic su "Indirizzo Block". Selezionare gli elementi che si desidera includere e fare clic su "OK". Fai clic su "Aggiorna Etichette" nel gruppo "Write & Insert Fields". Questo consente di duplicare l'etichetta e applicarlo a tutte le altre etichette.

9 In anteprima la stampa unione quando è completato. Nel gruppo "Anteprima risultati" sulle "indirizzi" scheda, fai clic su "Anteprima risultati."

10 Fine e stampare le etichette con "Fine & Merge" nel gruppo "Fine" sulla scheda "indirizzi". Fai clic su "stampare documenti." È possibile scegliere di stampare tutte le etichette o solo una selezione. Assicurarsi che la stampante sia collegato alla stampante e fogli di etichette siano correttamente inserita nella stampante.