Come utilizzare Microsoft Outlook in modo efficace

July 13

Come utilizzare Microsoft Outlook in modo efficace


Microsoft Outlook è uno strumento software di gestione della posta elettronica. Oltre a inviare e ricevere e-mail, il programma consente agli utenti di classificare le loro email tramite cartelle di file speciali, organizzare i propri contatti, inviare email di massa per le liste designate di contatti, allegare file e messaggi di posta elettronica flag in base a determinati criteri. Prendendo tempo per organizzare con rigore Outlook, gli utenti possono effettivamente archiviare, ordinare e ricevere e-mail da più account di posta elettronica tutti in un unico spazio, risparmiando tempo e fatica.

istruzione

1 Selezionare gli account di posta elettronica che si desidera Outlook per accedere. Bundle gli account di posta elettronica in entrambi lavoro o affari personali; mentre Outlook può gestire sia, il metodo più efficace è quello di separare questi due tipi distinti. Ingresso le informazioni del server per ciascuno di questi conti in Outlook in modo da può iniziare la ricezione e l'invio di email.

2 Identificare un elenco di persone o organizzazioni spesso contattati. Ingresso queste informazioni nella sezione "Contatti" di Outlook. Creare cartelle che prendono il nome di ogni individuo o organizzazione così si può file inviati e ricevuti messaggi di posta elettronica. Bundle cartelle se del caso; per un business, creare cartelle denominate "Fornitori" o "clienti". Inserire le singole cartelle per "Fornitore A" nella cartella più grande "Fornitori". Ripetere questo passaggio per ogni raggruppamento, se necessario.

3 archiviare le email su un programma normale. Determinare questo calendario per il volume di email ricevute; un tipico business dovrebbe archiviare circa ogni due mesi.

Consigli e avvertenze

  • Se usato correttamente, le funzioni di Outlook come strumento di comunicazione, che consente di tenere traccia di tutta la corrispondenza tra le parti in una manciata di secondi. Tuttavia, non tutte le imprese sono organizzati esattamente nello stesso modo. Mentre la maggior parte delle aziende beneficiano di organizzare i propri messaggi di posta elettronica da "Fornitori" e "clienti", alcune aziende possono beneficiare di organizzare i propri messaggi di posta elettronica per argomento, posizione geografica o settore altro termine specifico.