Microsoft Outlook, un'applicazione di posta elettronica e organizzazione personale che viene fornito con la suite Microsoft Office, consente agli utenti di gestire i contatti, creare elenchi e promemoria delle cose da fare, e inviare e ricevere e-mail. Se il tuo account di posta elettronica utilizza Microsoft Exchange Server, come la maggior parte degli account di posta elettronica per le aziende, è possibile utilizzare la funzione Out-of-Ufficio di Outlook per inviare automaticamente le email di risposta a tutti coloro che le email mentre siete fuori ufficio. Prima di poter utilizzare questa funzione, è necessario accedere alla Fuori sede e selezionare le preferenze.

istruzione

1 Aprire il Fuori sede. Nella barra dei menu nella parte superiore dello schermo, fai clic su "Strumenti". Nel menu a discesa che viene visualizzato, fai clic su "Fuori sede". Questo caricherà il Fuori finestra di dialogo Assistente di Office. Questo strumento consente di impostare le preferenze "risposta automatica" e aggiungere regole che definiranno come e quando verranno visualizzati i messaggi out-of-office.

2 Selezionare "Sono attualmente fuori ufficio". Facendo clic su questo pulsante si attiva la funzione Out-of-Office. Quando si ritorna in ufficio e si desidera disattivare la funzione Out-of-Ufficio, si clicca sul pulsante di opzione "Sono attualmente in Office".

3 Creare il messaggio automatico. Nella casella di testo con l'etichetta "AutoReply solo una volta per ogni mittente con il seguente testo", digitare un messaggio personalizzato che si desidera essere inviato a tutti coloro che si invia una e-mail mentre si è lontani. I destinatari riceveranno questo messaggio una sola volta. Se mandano una seconda e-mail al tuo account mentre si è lontani, il messaggio automatico non verrà inviato loro di nuovo.

4 Creare tutte le altre norme. Se si desidera creare altre regole per messaggi e-mail ricevuti mentre si è lontani, come ad esempio rispondere a linee tematiche specifiche e indirizzi e-mail specifici, fare clic sul pulsante "Aggiungi regola". Selezionare le condizioni che si desidera utilizzare dall'elenco, quindi selezionare le opzioni corrispondenti che si desidera per queste condizioni sotto le "eseguire queste azioni" intestazione.

5 Confermare e salvare le impostazioni facendo clic su "OK".

6 Disattivare la funzionalità Fuori sede, semplicemente deselezionando "Sono attualmente Fuori sede" nel fuori sede strumento.

Consigli e avvertenze

• Se si dispone di un account POP3 o IMAP e-mail --- i due tipi di account e-mail personali più utilizzati --- non è possibile utilizzare il Fuori sede e non si vede nel menu "Strumenti". Invece, è necessario creare e salvare un modello di risposta e-mail, quindi aggiungerlo alle regole utilizzando le regole Wizard.If non si sa se il tuo account di posta elettronica ufficio utilizza Microsoft Exchange Server, contattare il reparto IT.