Forse la vostra azienda fa buon uso delle funzionalità di posta elettronica di QuickBooks via email delle fatture ai clienti, invece di stampa e fax o mail. In alternativa, si consiglia di evitare alcuni dei vostro personale di essere in grado di stampare le fatture, sia per risparmiare carta o per risparmiare inchiostro e carta. Qualunque sia la ragione, è possibile configurare le impostazioni del tuo programma di QuickBooks in modo tale che le fatture non possono essere stampati.

istruzione

La disattivazione della fattura di stampa per utenti specifici

1 Fare clic sull'opzione "Società" nella barra dei menu in alto. Quando si apre il menu, scorrere fino alla "Utenti impostare e password" opzione. Si apre il menu "impostare gli utenti". Selezionare l'opzione "impostare gli utenti". Se non è stato impostato gli utenti per il vostro programma QuickBooks ancora, si dovrebbe farlo ora.

2 Fare clic sul pulsante "Aggiungi utente" e seguire le istruzioni per inserire il nome dell'utente e la password che utilizzerà per accedere al software QuickBooks. Una volta che il nome e la password sono stati scelti, potrete scegliere le funzionalità di accesso per ogni utente che si sta creando un profilo per.

3 Fare clic su "Aree selezionate QuickBooks di" opzione. Questo vi permetterà di disattivare la stampa e l'accesso dell'utente alle varie funzioni in QuickBooks. Fai clic su "Avanti". La prima area è quella delle vendite e contabilità clienti. Individuare il terzo pulsante in basso con l'etichetta "accesso selettivo" e fare clic su "Crea solo le transazioni" opzione. Questo utente non sarà in grado di stampare le fatture. Lei non sarà in grado di stampare le ricevute di vendita o stime sia.

4 Completa il resto delle informazioni di accesso utente e quindi fare clic sul pulsante "Fine". Ripetere la procedura per ciascuno degli utenti che lavoreranno con il vostro programma di QuickBooks. Al termine, fare clic sul pulsante "Chiudi" nella finestra "Elenco utenti".

La disattivazione della fattura di stampa per tutti gli utenti

5 Fare clic sull'icona "Crea fatture". Individuare la casella "Per essere stampato". La maggior parte dei problemi con le fatture e la stampa sono creati dalla trascuratezza di questa scatola. Se la casella è selezionata, quando la fattura viene salvata, viene messo in una coda con le altre fatture che sono state create. Se questa funzionalità è trascurato, la coda può diventare così grande da rallentare l'elaborazione QuickBooks. Deselezionare la casella, se vi è un controllo presente, e quindi fare clic su "Salva e chiudi" per terminare il processo.

6 Svuotare la coda di stampa di tutti i documenti in attesa di essere stampati. Fare clic sul pulsante "File" e individuare il pulsante "stampare i moduli". Fare clic sull'intestazione di colonna etichettata con un segno di spunta. Ogni lavoro di stampa per le fatture è stato selezionato per la stampa. Fai clic su "OK". Quando si apre la finestra "Stampa", fare clic sulla freccia sulla casella "Nome stampante" e scegliere la QuickBooks PDF Converter. In questo modo "Stampa" tutte le forme sul disco rigido e creare una copia in formato PDF di ogni fattura.

7 Fare clic sul pulsante "File" nella barra dei menu in alto. Quando il menu "File" si apre, fai clic su "Imposta stampante". Il menu "Printer Setup" si apre per consentire di creare un impostazione per tutti i lavori di stampa relativi a forme simili di default. La prima opzione è le forme "fattura". La scheda "Impostazioni" dovrebbe essere aperta con una casella, "Nome stampante" in alto. Fare clic sulla freccia in questa casella e trovare il QuickBooks PDF Converter. Fai clic su "OK". Questo rende il PDF Converter la stampante predefinita di tutte le fatture. In caso di stampa, si creerà un file immagine di dati della fattura e salvarlo sul disco rigido. È ancora possibile stampare tutte le ricevute di vendita e le stime su carta utilizzando questa funzione per rendere la vostra stampante da ufficio stampante predefinita per quelle forme.