Le persone usano i database per memorizzare le informazioni su un computer su una varietà di cose. Microsoft fa un programma per computer di database popolare chiamato "Microsoft Access". Molte persone e luoghi di lavoro utilizzano Microsoft Access perché è relativamente facile da addestrare dipendenti e può servire ai fini di reporting stoccaggio in molteplici formati.

Organizzazione foglio di calcolo

Le aziende spesso mantenere i loro dati finanziari e di vendita in fogli di calcolo del computer. Come un business cresce e raccoglie un sacco di dati nel corso degli anni, si può beneficiare di trasferire le sue travolgenti fogli di calcolo a un database di Microsoft Access per semplificare i dati. Secondo Microsoft, accesso aiuta a semplificare i dati, consentendo alle persone di visualizzare i dati in diversi modi e memorizzare più tabelle in una posizione sul computer piuttosto che la memorizzazione di ogni tabella in un file diverso.

Rapporti

Oltre appena la memorizzazione dei dati, Microsoft Access in grado di produrre report sui dati. gli utenti di database possono, per esempio, calcolare le somme come profitti e costi. Secondo la scuola Zicklin of Business presso Baruch College, i rapporti di accesso possono anche generare informazioni sui clienti o altri tipi di storie finanziarie.

Forme

Microsoft Access consente inoltre agli utenti di creare forme di facile lettura per l'immissione dei dati. Una forma può avere scatole con etichette specifiche per raccogliere informazioni, secondo Microsoft. Ad esempio, una società potrebbe creare un database di clienti e inserire le informazioni sui clienti per la progettazione di un modulo in Microsoft Access con le scatole per il nome, l'indirizzo di ciascun cliente e il numero telefonico. L'azienda può quindi utilizzare il database come una directory di clienti. Un modulo può anche tenere traccia di altri tipi di dati, come risposte ai sondaggi, record di acquisto, record di donazione e di registrazione con club o organizzazione.

Interrogazioni

tabelle del database spesso hanno più informazioni di una persona potrebbe desiderare di leggere in una sola volta, ma gli utenti del database di Microsoft Access possono visualizzare le piccole quantità di informazioni alla volta utilizzando la funzione di interrogazione. Una società potrebbe visualizzare le informazioni relative alle vendite di un solo prodotto con la creazione di una query che guarda solo un prodotto, piuttosto che dover guardare una schiacciante grande tavolo di informazioni commerciali sui diversi prodotti.