October 1
La principale differenza tra Access e un database Fundraising software dedicato, o programma Donor Management System (DMS) è simile alla differenza tra un camion carico di materiale da costruzione per costruire una casa, e una casa che è già costruito.
L'accesso, con una programmazione di pochi minuti, può essere configurato per eseguire il monitoraggio di raccolta fondi molto rudimentale per un donorbase limitata. Per abbinare la facilità d'uso e le funzioni specialistiche di un off-the-shelf DMS un programmatore database di Access potrebbe spendere centinaia di ore di messa a punto e non ci sarebbe ancora alcune caratteristiche che mancano.
sistemi di gestione dei donatori gamma di prezzo da diverse centinaia di dollari per le piccole organizzazioni no-profit con diverse centinaia di donatori fino a ben più di $ 20.000 per le grandi istituzioni monitoraggio milioni di dollari e centinaia di migliaia di donatori. Tutti i DMS hanno alcune caratteristiche in comune che sarebbe difficile per duplicare con Access.
Creazione e modifica registri dei donatori è il cuore di qualsiasi sistema DMS. Sapendo che i donatori sono, e avere accesso alle loro informazioni è di vitale importanza nella raccolta di fondi. Con la cultura in movimento per quanto riguarda le relazioni e le modalità di vita La flessibilità è la chiave per entrare le informazioni corrette. Seguendo le informazioni per due coniugi, insieme ad altri donatori che possono vivere in casa può rapidamente sopraffare un semplice database di Access.
Dare del regalo e il monitoraggio possono avere una dozzina o più variabili che devono essere contabilizzati. Morbidi, regali difficile, o impegnati sono tracciati a parte, e la codifica per l'origine del dono e il fondo diretto devono essere inseriti in modo appropriato. I nuovi codici possono essere creati al volo, e vecchi codici modificati. In attesa di una ricodifica di accesso per fare questo può ritardare significativamente l'immissione dei dati.
I DMS migliori consentono una facile "grazie" generazione lettera. Tirando le informazioni da una varietà di fonti e utilizzando uno dei molti modelli preesistenti, lettere donatori possono essere generati che sembrano personalizzati su misura per ogni donatore e dono. L'accesso può essere programmato per fare qualcosa di simile, ma di modificare il processo per tenere conto di ulteriori, nuove strutture di informazione o lettera può significare modificare la programmazione interna.
Segmentazione del donorbase, o la scelta che viene inviato quale lettera richiesta a seconda del loro passato dando la storia, è una dura ad alta intensità di sistema di informazione che richiede la miscelazione e la congruenza della data dell'ultimo acquisto, la frequenza e l'importo monetario di doni per i donatori, senza sovrapposizioni duplicato donatori nelle stesse famiglie. Perché scegliere quali variabili donatori vengono aggiunti alla segmentazione può cambiare a ogni nuova mailing un programma creato in Access non può avere la flessibilità necessaria.
Secondo Tech Zuppa, che fornisce informazioni tecnologiche per i non-profit, una parola risponde alla domanda sulla creazione di un programma di database dei donatori personalizzato da un programmi di database come Access. Il loro consiglio è "non". Essi considerano che non vale la pena quando ci sono così tanti buoni programmi disponibili in questo momento che forniscono tutto ciò che un non-profit può volere.