Organizzare i documenti su un computer non ha bisogno di essere complicato. Infatti, semplice è meglio. Pensate a come si vorrebbe i documenti organizzati in un archivio e di emulare il sistema di archiviazione. Si può richiedere un certo tempo per ottenere il vostro file organizzati sul computer, ma non sarai mai cercare a lungo per un documento se si mantiene i documenti informatici ben organizzato. Il sistema organizzativo esatto ha bisogno di dare un senso a voi in modo che si sa esattamente dove cercare il documento è necessario.

istruzione

1 Determinare quali sono i vostri grandi categorie dovrebbero essere, e tenerli al minimo. Si tratta di grandi categorie, perché tutti gli argomenti più piccoli si inseriscono in queste categorie. Ad esempio, si possono avere le seguenti grandi categorie: personale, fornitori, prodotti e progetti.

2 Creare cartelle per ciascuna delle vostre categorie principali - in questo caso: il personale, i fornitori, prodotti e progetti.

3 Creare cartelle all'interno di ogni categoria principale per gli argomenti più specifici. Ad esempio, nella cartella personale, si potrebbe avere cartelle (argomenti) quali, Comitato per la sicurezza e descrizioni Performance Job recensioni.

4 Creare ulteriori cartelle per argomenti correlati, a seconda del livello di dettaglio che si desidera. Ad esempio, nel lavoro cartella Descrizione nella cartella personale, si consiglia inoltre di creare cartelle per sottotemi come la gestione, part-time e stagionali.

5 Organizzare ogni cartella in questo modo, e rilasciare i documenti nei luoghi appropriati.

6 Ricordate questa regola: se si deve prendere più di un momento per la ricerca in documenti per trovare un documento specifico all'interno di una cartella, è probabile che è necessario continuare a organizzare.