Come e-mail diventa una delle forme di uso più frequente di comunicazione, è importante che si osserva corretta etichetta e-mail in modo da mantenere le comunicazioni cordiale e rispettoso. Da utilizzando le regole di base di scrittura di galateo per usi tecnici più complessi, attenersi alla seguente procedura per osservare buon e-mail etichetta.

istruzione

1 Scrivi al tuo pubblico. Proprio come con la lettera scritta o comunicazione parlata, è importante che si scrive e-mail con il pubblico specifico in mente. Mantenere l'e-mail personale, ma opportunamente formale o informale, partendo da un saluto e qualche parola di cortesia. Utilizzare gli spazi tra i paragrafi e un saluto appropriato, come "Cordiali saluti", o "Cordiali saluti", per porre fine alle e-mail.

2 Mantenere i file allegati luce. Una delle violazioni più comuni di e-mail galateo è allegare file di grandi dimensioni per l'e-mail. File di grandi dimensioni letteralmente intasare casella di posta elettronica del destinatario, rendendo il download molto lenta. Se è necessario inviare a qualcuno una e-mail con un allegato che è più grande di un megabyte approvazione ottenere dal destinatario in anticipo o chiedere se c'è un modo migliore per trasferire il file.

3 Assicurarsi che l'e-mail è rilevante. Una e-mail è una scatola indirizzo, proprio come tua casella di posta fisico a casa. Così, inondazioni persone che conosci con messaggi di posta elettronica che sono importanti per voi, ma irrilevante per loro è considerato maleducazione e talvolta è addirittura classificato come "spam" o posta indesiderata. Prima di inoltrare a qualcuno una lettera battuta, l'annuncio o la catena assicurarsi di sapere che la persona apprezzeranno il contenuto della e-mail.

4 Mantenere indirizzi e-mail privato. Se è necessario inviare una e-mail a molte persone contemporaneamente, o se stai inoltrando una e-mail da una persona all'altra, è molto importante proteggere gli indirizzi email dei propri contatti. Per scrivere una e-mail con numerosi destinatari, mettere il proprio nome nel campo "A" e quindi utilizzare la funzione di BCC per nascondere e-mail gli indirizzi dei destinatari. Quando l'inoltro una e-mail, rimuovere tutti i riferimenti di indirizzo e-mail del mittente prima di inviare l'e-mail.

5 Utilizzare le abbreviazioni in linea con parsimonia. Anche se si potrebbe amare usare le abbreviazioni di internet preferiti, come "btw", o "BRB," si deve fare attenzione a non abusare di tale lingua. Molti utenti di posta elettronica potrebbero non comprendere Internet-parlare e altri potrebbero trovarlo troppo casual. Osservare lo stesso principio di e-mail galateo quando si utilizza faccine o altre emoticon.

Consigli e avvertenze

• Non digitare email in tutte le protezioni. E 'considerato l'equivalente di urlare in faccia a qualcuno.
• Pensa prima di inviare. Si può sentire meglio sfogando la vostra rabbia in una e-mail al boss, ma l'invio di esso può ottenere ventilato dal vostro lavoro. Umorismo e sarcasmo non sempre si traducono in email, o, in modo da leggere attraverso ciò che si scrive prima di colpire "Invia".
• Non fare l'errore di colpire "Rispondi a tutti" quando si intende solo per rispondere al mittente di un e-mail di gruppo. Ciò è particolarmente vero se non si desidera che tutti sulla lista destinatario di sapere quello che stai dicendo.