Molte aziende che trattano direttamente con i clienti devono fornire quotazioni per progetti di lavoro. Gli elementi di base di ogni offerta sono spesso gli stessi testo standard. costosi software può includere i moduli necessari, ma un semplice foglio di calcolo Excel fornirà gran parte della stessa utilità. Impostazione del modello di base prende un po 'di lavoro, ma può essere un processo di una volta. Modifica dei dati individuali per ogni nuovo preventivo richiede poco tempo.

istruzione

1 Elencare gli elementi specifici che devono essere inclusi nel sistema di quotazione. Queste dovrebbero includere il nome della società, indirizzo, numero di telefono, e-mail e sito web, se disponibili. Ci sarà un posto per le informazioni sulla data e contatto con il cliente. A seconda del tipo di attività, l'offerta può avere bisogno di elementi come parte #, Descrizione, Quantità, costo e uno spazio per un totale prolungato per ogni parte. Ci sarà un posto per il nome della persona preparare la citazione, quando scade e un posto per il cliente di firmare.

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Aprire un foglio di calcolo in Excel vuoto. Nella cella A1, digitare "preventivo" e premere il tasto "Return". Scegliere un semplice carattere nel menu con una grande dimensione, forse 36. Evidenziare le celle A1 a D1. Fai clic destro su questo gruppo di cellule, e nel menu a discesa che viene visualizzato, scegliere "Formato celle". Nella scheda Allineamento, clicca su "Unisci celle". Ora unire le celle per la gamma A3 a D10 nello stesso modo . All'interno di queste cellule inserire le informazioni sulla società. In F3, digitare "Data:" e inserire una funzione per la data corrente in E3 digitando "= oggi ()" Nella cella tipo A11 "clienti:" unire le celle B11 a D11, B12 a D12, B13 a DB13, B14 a D14 e B15 al D15 individualmente.

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Se c'è bisogno di fornire gli elenchi di parti e quantità, mettere questi titoli nelle celle A18 e D18. Unisci celle B18 a B32 C18 a C32 come sopra. Testa questa colonna "Descrizione" e centrarlo. "Costo" può andare nella colonna E18. F18 colonna può essere etichettato come "estesa". In ogni riga di sotto di questa ultima colonna, inserire una formula per moltiplicare i tempi di quantità il costo. Per esempio, F19 cella avrebbe letto "= D19 * E19." Format queste cellule come valuta. Zero dollari appariranno finché non si dispone di dati nelle colonne appropriate.

4 Tipo "subtotale" in A33 delle cellule, "Tax" in A34 cellulare e "lavoro" in A35 delle cellule. Tipo "Total" in A37. Per finire questa parte e creare i calcoli, in F33, inserire la formula "= Sum (F19: F32). E34 detiene l'aliquota fiscale in percentuale. Creare l'imposta calcolata in F34 inserendo "= E34

F33" e formattare questa cella come valuta. Per il costo del lavoro, inserire il numero di ore in D35 e il costo retribuzione oraria in E35. Impostare il costo del lavoro calcolata in F35 con questa formula: ". = D35 E35" Terminate i calcoli con l'aggiunta di F33, F34 e F35 a F37 cella: "= somma. (F33: F35)"

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Aggiungere le cellule per il nome del preparatore, la data di scadenza la citazione e la formulazione, come "per accettare questa citazione, segno e la data qui." Highlight ogni colonna degli elementi citazione dall'alto verso il basso e inserire le frontiere.

6 Salvare il foglio di lavoro come modello, non come un foglio di calcolo di Excel. Scegliere "File / Salva con nome" e modello di Excel come il tipo di documento.

Consigli e avvertenze

• Dopo ogni passaggio, salvare il file quindi se gli errori sono fatti, l'intero processo non deve essere ripetuto dall'inizio.
• Se le righe per le parti non sono sufficienti, o troppi, è sufficiente inserire o eliminare righe.
• Modificare le intestazioni delle colonne per soddisfare le esigenze di business.
• Esempi del foglio di calcolo completo, con tutte le formule e il modo in cui il foglio di calcolo potrebbe essere in uso attuale nella sezione Risorse aggiuntive.
• Nei passaggi precedenti, per i comandi o elementi da digitare, ignorare i segni di punteggiatura (periodo o citazioni).
• Come sviluppate, le celle del foglio di calcolo non sono protetti. Se più di una persona lavora sulle quotazioni, prendere in considerazione la protezione alcune cellule che non devono essere alterati.
• Non salvare la prima citazione reale come modello-salvarlo come un foglio elettronico regolare, dandogli il nome del cliente per un facile monitoraggio.
• Se l'imposta sulle vendite è addebitato sul lavoro così come le parti, la linea imposta dovrebbe essere di sotto di questi due totali.