April 23
Una comoda funzionalità di Outlook 2007 è il promemoria del calendario. Questa opzione viene visualizzata facendo clic sulla casella a discesa "Promemoria" nella finestra utilizzata per inserire un appuntamento, un evento o una nota. È possibile impostare dei promemoria che vanno da cinque minuti a due settimane prima dell'evento, e anche riprodurre un suono quando il promemoria trigger. Poiché un calendario deve essere collegato a un utente specifico, impostare un promemoria in questo modo è possibile solo con un calendario privato. Per impostare un promemoria in un calendario pubblico in Outlook 2007, è necessario installare un programma aggiuntivo di terze parti.
1 Individuare e scaricare un "Calendar Reminder" add-in. Per garantire il componente aggiuntivo è compatibile con Outlook 2007, il posto migliore per iniziare la ricerca è al Microsoft Office Marketplace. Mentre Microsoft non approva ufficialmente prodotti nel Marketplace di Office, si controlli anche il produttore prima di includere il prodotto.
2 Installare il software sui computer client e server in base alle istruzioni fornite dal produttore. Verificare l'installazione va a buon fine con l'apertura di un "Nuovo appuntamento" o la finestra "Nuova attività" dalla scheda "Azioni" nel menu principale di Outlook. Si dovrebbe quindi individuare una lista nella sezione "Opzioni" per il promemoria aggiuntivo.
3 Configurare le opzioni di promemoria. Impostare le autorizzazioni per la creazione e la visualizzazione di promemoria all'interno di calendari pubblici. Ad esempio, è possibile consentire a tutti gli utenti all'interno della rete per creare promemoria del calendario pubblici, o per un maggiore controllo, dare un solo utente, come ad esempio la segretaria, il permesso di creare promemoria. Se tutti gli utenti della rete non richiedono notifiche di promemoria, è possibile escludere impostando nessuna autorizzazione di promemoria.
4 Creare un promemoria pubblico. Aprire il "Nuovo appuntamento" o la finestra "Nuova attività" e creare l'elemento di calendario come di consueto, quindi selezionare l'opzione per la generazione di un promemoria. Questo dovrebbe aprire una nuova finestra in cui è possibile impostare il promemoria per riprodurre un suono o inviare un ulteriore promemoria via e-mail. Fai clic su "OK" o "Salva e chiudi" per uscire dalla finestra.