May 13
QuickBooks, un software di contabilità fatta da Intuit, offre molteplici funzionalità per il piccolo imprenditore per tenere traccia degli ordini di vendita di un cliente, gli acquisti, fatturati articoli, fatture e pagamenti. QuickBooks fa fornendo monitoraggio funzioni su molti dei campi di una transazione interna per aiutare a trovare facilmente le cose. Ci sono diversi modi per tenere traccia degli articoli fatturati nel file QuickBooks, si tratta di una semplice questione di utilizzarli in modo corretto.
1 Inizia con l'ordine di acquisto, per tracciare oggetti vendor fatturati. Un ordine di acquisto viene generato a un fornitore, che li autorizza a svolgere una determinata funzione, servizio o per fornire merci. Compila tutti i campi di dati durante la generazione di un ordine di acquisto di un fornitore. Ogni campo è monitorata utilizzando la funzione di ricerca in QuickBooks. QuickBooks assegna un numero di ordine di acquisto per ogni ordine creato all'interno del sistema. Per determinare se un fornitore ha già fatturato contro l'ordine di acquisto, copiare il numero di ordine d'acquisto dalla forma del fornitore nella casella in alto a destra con l'etichetta "PO No." in QuickBooks e eseguire una ricerca. Questo porterà a nulla imputazione il Ordine di acquisto.
2 Utilizzare il campo "Numero di riferimento" sullo schermo fornitore di fatturazione. Quando si ricevono i materiali ordinati attraverso l'ordine di acquisto, l'azienda riceve una fattura da parte del fornitore, così come una polizza di carico. Utilizzare la polizza di carico o numero d'ordine come il "numero di riferimento." Se avete inserito l'ordine d'acquisto in modo corretto, il numero di ordine di acquisto e il numero di riferimento della polizza di carico sono collegati tra loro alla stessa operazione.
3 fatture immissione nel sistema di Quickbooks ed essere sicuri di utilizzare la linea "Memo". Se per qualsiasi motivo, non esiste un numero di ordine di acquisto e nessuna polizza di carico, si ha la possibilità di assegnare i numeri da soli e la loro messa in riga appropriata o utilizzando la linea "Memo". Si trova in basso a sinistra dello schermo fattura. È inoltre possibile utilizzare questo campo in qualsiasi modo si sceglie, di relazionarsi con un lavoro o numero di progetto per visualizzare elementi specifici pagati contro quel numero di progetto.
4 Utilizzare il numero di ordine di vendita per legare insieme le fatture dei clienti e ordini di vendita. Generare un ordine di vendita in caso di specifica richiesta proviene da un cliente per un elemento che non è in azione. Con la creazione di un ordine di vendita, QuickBooks può generare automaticamente la fattura per tale fornitore pure. Assegnare il numero di ordine di vendita per tenere traccia articoli ordinati per un cliente specifico.
5 Generare fatture e presentare con le spedizioni ai clienti basati su ordini di vendita creati all'interno del sistema. Al ricevimento del pagamento, la ricevuta di cassa è collegato con il numero di fattura legare insieme i due all'interno del sistema Quickbooks. Ogni forma ha un numero identificativo che può essere utilizzato per tenere traccia di questo particolare elemento o gruppo di elementi. Se la fattura è parte di un ordine di acquisto precedente il cliente ha presentato la vostra azienda con, quel numero dovrebbe essere inserito sulla fattura o scontrino fiscale nel riquadro centrale con l'etichetta "PO No".
6 Visualizza i pagamenti sullo schermo pagamento del cliente in due modi. Sul lato destro vi è una casella "Numero di riferimento". Il numero di riferimento tiene traccia del pagamento per cui se il pagamento è tramite assegno, che numero di assegno sarebbe andato in questo campo. Se è stato pagato con una carta di credito, il numero di autorizzazione va qui.
Il secondo modo è con la linea "Memo". Come la linea memo negli ordini di acquisto e ordini di vendita, questo è un modo per tenere traccia delle informazioni aggiuntive. Questo vale anche per il monitoraggio pagamenti parziali in una fattura fatta al momento della vendita.