Microsoft Access è un potente applicazione database che offre la possibilità di inserire e organizzare i dati in tabelle relativi che possono essere incrociate per tenere traccia dei diversi tipi di dati. Molti utenti possono contribuire a un database di Access. Un modo per raccogliere informazioni da parte degli utenti è via e-mail. Questo è un metodo particolarmente prezioso per la raccolta dei dati allo scopo di condurre una ricerca, l'aggiornamento di un rapporto di stato o per eventi di gestione. Il processo è semplice; gli utenti possono inviare i dati di accesso tramite una e-mail, utilizzando i moduli inviati via email da Access.

istruzione

1 Installare e configurare Microsoft Office Outlook. Non è possibile richiedere i dati via e-mail senza di essa. Inoltre, si consiglia di installare Office InfoPath 2007, che vi permetterà di utilizzare un modulo più facile da utilizzare per la raccolta dei dati. Senza di essa, si sono tenuti a utilizzare il modulo HTML. Inoltre, se si sospetta che i destinatari non hanno Office InfoPath, è non vale la pena di installare, in quanto non possono ricevere il modulo senza di essa. Invece, è necessario utilizzare il modulo HTML.

2 Verificare che tutti i destinatari di posta elettronica hanno Office Outlook.

3 Aprire il database di Access e selezionare la tabella che si desidera compilare. Se la compilazione di più di una tabella, creare una query che collega le tabelle e selezionarlo. Si noti che i campi Contatore, oggetto OLE, l'attaccamento, o più valori non possono essere raccolti tramite e-mail. È necessario disporre di campi aggiuntivi disponibili al fine di richiedere i dati di accesso tramite e-mail.

4 Avviare il "raccogliere dati attraverso messaggi di posta elettronica Wizard" facendo clic sulla scheda "dati esterni" e quindi "Crea e-mail."

5 Fare clic su "Avanti" una volta che la procedura guidata si apre. Selezionare il tipo di modulo, come ad esempio HTML o InfoPath, e fare clic su "Avanti".

6 Selezionare "Raccogliere nuove informazioni solo" o "informazioni esistenti di aggiornamento," e fare clic su "Avanti".

7 Specificare i dati che si desidera raccogliere spostando i campi applicabili dalla scatola di sinistra alla destra, e fare clic su "Avanti".

8 Eletto se avere i dati all'interno delle risposte importati automaticamente al database, impostare i parametri per l'elaborazione delle risposte e quindi fare clic su "Avanti".

9 Selezionare come raccogliere gli indirizzi e-mail. È possibile selezionare i destinatari da Outlook o un database, se avete già memorizzato le loro informazioni. Fai clic su "Avanti". Personalizza il tuo messaggio e clicca su "Avanti".

10 Fare clic su "Crea". Si aprirà una e-mail di Microsoft Office, che include tutti i campi rilevanti per la raccolta dei dati di accesso. Selezionare i destinatari e fare clic su "Invia". Una volta che i messaggi di posta elettronica del destinatario indietro i dati, verranno importati automaticamente nel database, se è stata selezionata l'opzione di farlo.