È possibile utilizzare un programma di database per memorizzare, ordinare, recuperare e visualizzare le informazioni memorizzate come record. È possibile selezionare un programma di database per tenere traccia di indirizzi, ricette, abitudini di acquisto dei clienti, CD musicali, o qualsiasi altro insieme di elementi. Mentre è possibile tenere traccia di record in un word processor, un foglio di calcolo o anche nel software Personal Information Management, un programma di database offre punti di forza ed i vantaggi che gli altri non lo fanno.

istruzione

1 Selezionare un programma di database, se si desidera tenere traccia di molti record. Un record è un insieme di informazioni relative a un determinato argomento o un elemento. Ad esempio, se si desidera tenere traccia dei tuoi CD musicali, è necessario creare un record per ogni CD; questo disco potrebbe contenere qualsiasi tipo di informazione che si desidera includere.

2 Scegliere un programma di database per guardare i record in più di una vista del display. Si potrebbe scegliere di visualizzare o stampare i record come serie di singole schede o come una tabella che mostra tutti i record sullo schermo.

3 Scegliere un database per ordinare i record in base a tutti i criteri specificati. Si potrebbe ordinare i CD musicali con nomi di artisti, per titolo in ordine decrescente o crescente ordine alfabetico, dalla data di acquisto, in base al genere, o da qualsiasi altro criterio che si desidera.

4 Decidere su un database per recuperare le informazioni in una o più categorie. Ad esempio, è possibile generare un report sui CD di jazz nella vostra collezione acquistati prima del 1997. Il programma visualizzerà il record che soddisfano questi due criteri.

5 Selezionare un database per convertire i record in un formato che può essere utilizzato in un database del sito web. Molti database hanno questa funzione.

6 Scegliere una banca dati per la portabilità. Molti programmi di database consentono di esportare i record ai programmi di elaborazione testi o altre applicazioni, in cui possono essere utilizzate per altri scopi (stampa unione, per esempio).

7 Ottenere un database per tenere traccia delle complesse relazioni tra gli elementi o record. Per esempio, se sei un negoziante, è possibile interrogare il database per imparare quanti widget sono attualmente in mostra, quanti sono memorizzati nella magazzini, quanti sono stati venduti entro un certo periodo di tempo, e se è il momento di riordinare dal grossista.

Consigli e avvertenze

• Troverete molti programmi di database sul mercato. Microsoft Access e Claris FileMaker Pro sono due delle applicazioni più comunemente utilizzate.
• Anche se le applicazioni di database sono facili da imparare se si sta facendo semplici compiti, la curva di apprendimento può essere ripida per operazioni più complesse. Alcune persone fanno da vivere manipolare database complessi.