Come unire una fonte di dati in un documento Word

October 14

Come unire una fonte di dati in un documento Word


La funzionalità "Stampa unione" in Microsoft Word è un potente strumento che consente di unire i documenti con una fonte di dati. Unire documento di Word con sorgenti di dati fornisce un modo per voi per creare innumerevoli copie personalizzate o personalizzate del documento. È possibile utilizzare lo strumento di unione per inserire i nomi e indirizzo o per creare campi serializzati personalizzati nei documenti. Le possibilità di personalizzazione con lo strumento sono quasi illimitate e consentendo Stampa unione fonti di dati nei documenti è molto più facile di quanto si possa pensare.

istruzione

Preparare documenti per Merge

1 Aprire Microsoft Word sul computer. Fare clic sulla scheda "indirizzi", quindi "Inizia stampa unione" sulla barra a nastro. Fai clic su "Lettere". Word apre un documento vuoto.

2 Selezionare l'opzione "Seleziona destinatari" nella scheda "indirizzi". Fare clic su "Usa i contatti di Outlook", "Utilizzare un file di origine dati esistente" o "Creare un nuovo file di dati in Word." L'opzione "Usa i contatti di Outlook" consente di importare i destinatari dalla Rubrica di Outlook. Con l'opzione "Utilizza un file di origine dati esistente", si sceglie un elenco creato in un'altra applicazione, come ad esempio Access, Excel o anche il blocco note. Se si seleziona la "Lista Usa esistente" "Utilizzare un file di origine di dati esistenti" opzione, anche cliccare quindi individuare e selezionare il file di dati esterna. Infine, è possibile creare una nuova origine dati in Word facendo clic sull'opzione "Creare un nuovo file di dati in Word". Se si sceglie l'ultima opzione, è necessario inserire i dati per l'elenco nella finestra pop-up, come nome e indirizzo.

3 Fare clic su "Modifica elenco destinatari" sulla scheda "indirizzi". Modificare l'elenco e aggiungere o rimuovere elementi dalla lista, se necessario.

eseguire Merge

4 Inserisci il testo o la grafica nel documento, se necessario. Quando si arriva a un punto del documento in cui si desidera inserire un campo dall'origine dati, fare clic sul pulsante "Corrispondenza campi" nella scheda "indirizzi".

5 Fare clic sul pulsante "Address Block" per aggiungere nome e l'indirizzo del destinatario dall'origine dati. In alternativa, inserire "Saluto Line" per impostare la modalità lettera affronterà ogni destinatario nell'origine dati. Per esempio, "Caro Joe," "Caro Joe Doe" o "Joe Doe". Per inserire un singolo campo nello stesso punto in ogni documento, fare clic sul pulsante "Write & Insert Fields". Scegliere il nome del campo dall'origine dati da inserire e cliccare su "Inserisci". Questa opzione è utile per cose come l'inserimento di un numero di utente o un codice ID dall'origine dati. Su ogni lettera si genera con la stampa unione, Word popola i campi con dati diversi dall'origine dati.

6 Fai clic su "Anteprima Risultati" sulla scheda "indirizzi". Fare clic sui pulsanti freccia "Avanti" Record "precedente Record" o per scorrere le lettere l'unione. Commenta ciascuno e garantire Word popolato i campi correttamente utilizzando le informazioni nell'origine dati. Nota - Se si trova una lettera non correttamente formattato o uno utilizzando le errate informazioni di origine dati, fare clic su "Modifica elenco destinatari," trovare la riga che contiene i dati errati e correggerlo.

7 Fare clic su "Fine & Merge" pulsante e poi "stampare documenti." Scegliere di stampare tutti i documenti nel set o solo quella attualmente nella finestra di anteprima.

8 Fai clic su "File" e poi "Stampa" sulla barra a nastro. Dopo Word invia il lavoro di stampa alla stampante, fare clic su "File" e poi "Salva".

Consigli e avvertenze

  • Word salva documenti uniti separano dal documento originale. Pertanto, se si desidera creare un'altra unione, è necessario salvare il documento originale dopo la chiusura della scheda "Mailing".
  • Quando si crea il documento originale, non c'è bisogno di elaborare da zero; è possibile copiare e incollare testo e immagini da altri documenti di Word.